Dernière modification le 19 mars 2024 à 19:30.
Temps estimé pour la lecture de cet article : 8 min
Il y a plusieurs histoires à succès de transformation numérique réussie de la PME. Malheureusement, pour chaque victoire, il y a probablement plusieurs PME qui peinent à réussir. Quelles sont donc les étapes à suivre pour faire la transformation numérique de sa PME ?
Comment l’audit 4.0 se positionne-t-il dans la démarche de transformation numérique ?
Retrouvez ici les 9 étapes-clés que nous avons identifiées.
1 – Ayez une vision claire pour votre entreprise : La première étape pour faire sa transformation numérique
Un des éléments les plus fondamentaux de la transformation numérique de la PME, c’est qu’elle est réalisée d’abord et avant tout pour appuyer et permettre l’exécution de la stratégie.
On ne réalise pas une transformation numérique pour réduire la quantité de papier utilisé dans l’entreprise.
La transformation numérique de la PME ne sert pas à mettre en place des appareils mobiles de type tablette dans la chaîne de fabrication.
La transformation numérique ne sert pas à impressionner les clients ou éloigner les fournisseurs.
La transformation numérique de la PME sert à fournir des outils pour exécuter la stratégie de l’organisation.
La PME veut développer de nouveaux marchés ? Le numérique peut être fort utile.
La PME veut offrir une meilleure expérience client ? Le numérique offre beaucoup de possibilités à ce niveau ?
Votre PME veut réduire son « lead time » ? De nombreuses technologies numériques peuvent être utilisées.
Votre organisation veut implanter une culture de performance ? Là encore, les outils numériques sont nombreux.
L’étape no 1 est donc de définir la vision du futur pour votre organisation. Quelles sont les orientations visées sur le plan stratégique mais également opérationnel ? Quelles sont les objectifs associés à ces orientations.
2 – Cartographiez vos processus d’affaires
La transformation numérique de la PME repose sur trois composantes phares : l’organisation, les processus et les technologies.
- Organisation : Qui fait quoi ?
- Processus : Comment fait-on les choses ?
- Technologie : Avec quels outils ?
Tout dépendant de la taille de votre PME, il est important de bien comprendre le système actuel, c’est-à-dire de savoir comment on fait les choses.
La cartographie des processus consiste à modéliser les processus actuels et à séquencer les tâches qui les composent, incluant les documents échangés. Elle permet de voir qui fait quoi et dans quel ordre.
La portion diagnostic de la cartographie des processus permet d’identifier des problèmes avec les processus. Les problèmes peuvent être :
- Des tâches facilement automatisables.
- Des goulots d’étranglement.
- Des activités de saisies manuelles ayant le potentiel d’être éliminées grâce à l’intégration des processus.
Une fois ce diagnostic posé, on peut alors passer à la modélisation de la cible, c’est-à-dire du modèle idéal des processus.
Bref, la cartographie des processus nous permet de bien comprendre le portrait actuel de l’organisation et de relever les problèmes existants et des améliorations potentielles. On pourra alors profiter pleinement de l’effet de levier des technologies numériques.
3 – Dressez l’inventaire de vos actifs numériques
Chaque transformation numérique de la PME a un point de départ.
De quels actifs numériques votre PME bénéficie-t-elle ?
On fait référence ici aux technologies numériques au sens large.
Cela peut être des appareils (serveurs, ordinateurs, tablettes, téléphones), des composantes d’infrastructure réseau, des logiciels commerciaux ou systèmes de type maison, des appareils de fabrication, emballage, manutention ou transport.
De quand datent vos actifs numériques ? C’est une question incontournable.
Quels sont les problèmes de vos actifs actuels ? Y a-t-il des enjeux de performance ? Ou d’accessibilité ?
Un inventaire clair et détaillé de vos actifs numériques permet de faire un état des lieux approprié pour positionner la transformation numérique de votre PME.
4 – Sondez vos employés et réalisez un diagnostic
Les transformations numériques réussies sont celles qui émergent des employé(e)s.
Ayez des discussions franches avec vos employés pour voir les points de douleur qu’ils sont en mesure d’identifier dans leur environnement de travail.
Un diagnostic clair des enjeux vécus au niveau de l’organisation, des processus et des technologies va donner l’occasion à la transformation numérique d’apporter des solutions claires.
Si on ne connaît pas quels sont les problèmes vécus, comment peut-on penser régler ceux-ci ?
Au besoin, faites appel à un(e) consultant(e) externe pour établir ce diagnostic numérique. Cela va permettre aux employé(e)s de s’exprimer plus ouvertement.
Nous avons publié un article complet qui définit ce qu’est un audit 4.0.
5 – Identifiez les options envisageables au niveau numérique
Sur la base de votre stratégie (item # 1) et considérant les points soulevés par la suite (items 2 à 4), quelles options sont envisageables au plan numérique ?
À cette étape-ci, on cherche à identifier comment les technologies numériques peuvent jouer un effet de levier sur votre entreprise.
Évidemment, une connaissance étendue des possibilités qu’offre le numérique est requise pour définir les différentes options possibles. N’hésitez donc pas à faire appel à de l’expertise externe pour vous accompagner dans cet exercice.
Bien mettre sur table les options possibles, avec leurs avantages et inconvénients, permet d’asseoir la transformation numérique de sa PME sur une bonne base.
6 – Établissez votre feuille de route numérique : Les projets de transformation numérique seront réalisés selon quelles étapes ?
Quelles initiatives numériques désirez-vous privilégier ?
Comment devez-vous séquencer vos différents projets pour assurer une réalisation harmonieuse ?
Combien de temps vous donnez-vous pour réaliser ces initiatives numériques ?
Quelles sommes devrez-vous investir pour réaliser ces différents projets ?
Assurez-vous d’avoir une feuille de route ambitieuse, mais réaliste.
La feuille de route numérique (ou plan numérique) est indispensable pour bien amorcer son virage numérique. C’est un véritable plan à suivre.
7 – Montez le plan de financement
Des investissements substantiels sont requis pour réaliser la transformation numérique de sa PME.
Sur la base de la feuille de route numérique montée, identifiez les sommes à investir dans les prochains trimestres.
Identifiez comment ces sommes seront financées. De nombreux programmes d’aide à la transformation numérique existent tant du côté du gouvernement fédéral que provincial. Ces programmes vous permettent, via des subventions, de financer une partie de vos investissements.
Pour le reste, comment le financement sera-t-il réalisé ? À travers des prêts ? À travers votre marge de crédit actuelle ? À travers les liquidités générées par vos opérations ?
Assurez-vous de prévoir une provision pour contingence (imprévus). Celle-ci vous donnera une certaine marge de manoeuvre si requis.
Se doter d’un plan de financement réaliste est essentiel pour avoir des bases solides à sa transformation numérique.
8 – Instaurez une gouvernance numérique pour bien suivre les étapes de votre transformation numérique
Qui sera responsable et imputable de la réalisation des différentes initiatives comprises dans la feuille de route numérique ?
Les entreprises d’une certaine taille vont parfois jusqu’à nommer un « CDO » (Chief Digital Officer) qui sera responsable du tout.
Dans les entreprises de plus petite taille, la bonne pratique est de répartir cette responsabilité dans la structure existante.
Deux éléments sont importants à retenir pour ce qui est de la gouvernance : chaque initiative de la feuille de route numérique doit avoir un(e) responsable ; ensuite, chaque aspect de la transformation numérique doit avoir un(e) responsable.
9 – Dites « À vos marques, prêt, partez ! »
Enfin, il reste à mettre le plan à exécution.
Vous avez bâti une feuille de route numérique avec soin, il est maintenant temps de la suivre.
L’importance étant de bien faire les choses, vous constaterez que rien ne sert d’aller trop vite.
Conclusion : L’importance de ne pas précipiter les événements
Comme vous avez pu le constater, la transformation numérique n’est pas un sprint. C’est plutôt une démarche sérieuse, de fond, qui nécessite de la rigueur et de la patience.
Les différentes étapes de la transformation numérique expliquées dans cet article doivent être suivies et elles vont maximiser vos chances de réussite.
Sachez que malgré tout ça, les obstacles seront nombreux.
Il ne faudra donc pas vous décourager.
Votre organisation veut passer au numérique ou accélérer sa transformation ? Téléchargez notre eBook « Comment propulser votre PME à l’ère numérique 🚀 ».
