Tout savoir sur les technologies de collaboration

Technologies de collaboration

Écrit par Simon Chamberland

Simon oeuvre dans l'univers numérique depuis 1997. Il possède plus de 20 ans d'expérience de conseil en gestion et technologies. Il s'est donné comme mission d'être constamment au-devant pour permettre à ses clients d'amorcer et accélérer leur transformation numérique. Il est l'humain derrière L'Éclaireur. Pour le rejoindre sur LinkedIn.

novembre 15, 2022

Dernière modification le 19 mars 2024 à 17:18.

Temps estimé pour la lecture de cet article : 6 min

Tout le monde sait que le confinement et le vaste mouvement de télé-travail qui a eu lieu avec la pandémie de COVID-19 a entraîné une augmentation massive – pour ne pas dire explosive ! – de l’utilisation des technologies de collaboration.

Mais au-delà de ce mouvement de fond, qu’en est-il exactement ?

Qu’est-ce qu’une technologie de collaboration ?

Quels en sont les principaux cas d’utilisation ou use case ?

Quels sont les principaux avantages à les adopter ?

Dans cet article, nous tenterons d’apporter des éléments de réponse à ces questions.

Qu’est-ce qu’une technologie de collaboration ?

Une technologie de collaboration est un outil numérique (matériel, logiciel, service infonuagique, etc.) qui va faciliter le travail de collaborateurs et groupes, qu’ils soient assis dans le même édifice ou séparément, qu’ils soient rattachés au même employeur ou non.

Ça peut donc être des personnes dans une relation de type client-fournisseur ou encore un partenariat.

4 types de technologies de collaboration

Il y a différentes façons de classifier les technologies de collaboration. Nous avons adopté une classification basée sur l’utilisation principale de la technologie.

No 1 : Communications

Les outils de communications sont ceux qui permettent à des individus ou groupes d’échanger par écrit, oral ou vidéo.

De façon générale, les communications via ces outils sont peu structurées.

Elle peuvent passer par l’infrastructure réseau de l’entreprise, l’internet ou encore via les réseaux cellulaires.

Des exemples :

  • Téléphonie IP
  • SMS
  • Applications de messagerie instantanée
  • Forums ou groupes de discussion


No 2 : Conférences

Les outils de cette catégorie permettent à des groupes de deux ou plusieurs personnes d’interagir par écrit, audio ou par vidéo tout en ayant la possibilité de partager un écran, contribuer à un whiteboard ou encore partager un document.

Les exemples les plus connus de ces technologies sont :

  • MS Teams : Application de communication collaborative.
  • Google Meet : Service de visioconférence.
  • Zoom : Service de conférence à distance qui combine la vidéoconférence, les réunions en ligne, le chat et la collaboration mobile.
  • Jitsi Meet : Application libre multiplateforme de messagerie instantanée, voix sur IP et visioconférence.


No 3 : Coordination

Ces outils sont d’abord et avant tout en support à l’exécution de projets, activités ou tâches. Ils permettent de passer la « puck » au suivant ou de fournir une information attendue par une autre personne.

Voici quelques exemples connus :

  • Calendly : Logiciel de planification de rendez-vous en ligne.
  • You Can Book Me : Planification de réunions de groupes.
  • Doodle : Planification des réunions en ligne.
  • Trello : Outil de gestion de projet en ligne.
  • Wrike : Gestion de projet.
  • Notion : Espace de travail centralisé pour les documents.


No 4 : Documentation

Dans cette catégorie, on retrouve des outils qui permettent à des individus de partager, collaborer ensemble sur des documents, que ce soit en même temps ou en différé. On parle aussi de notion de flux de travail dans ce processus.

Des exemples :

  • Conga : Gestion des contrats, automatisation de la documentation et CPQ.
  • DocuSign : Outil de gestion d’ententes électroniques.
  • Proposify : Propositions, contrats, soumissions et signatures électroniques.
  • PandaDoc : Plateforme automatisant la documentation supportant le processus de vente.


Bénéfices à la mise en place des outils de collaboration

Bien que les bénéfices soient nombreux, nous allons nous concentrer sur les plus importants.

Bénéfice no 1 : Réduction de l’effort administratif consacré à des tâches sans valeur ajoutée

La majorité de ces outils permettent à leurs utilisateurs d’éliminer ou automatiser certaines tâches qu’ils devaient faire manuellement.

Par exemple, l’utilisation d’un outil de documentation supportant la signature électronique permet d’éliminer la nécessité d’imprimer, de signer chacune des pages et de numériser avant d’envoyer le tout à l’autre partie.

Ce qui pouvait prendre 15 minutes pour signer un document de 12 pages en prend moins de 2 grâce à la signature électronique.

Autre exemple : plus nécessaire d’écrire un courriel à un destinataire pour l’informer que le dossier est maintenant rendu de son côté. C’est l’outil de collaboration qui permet de supporter cette activité.

Bénéfice no 2 : Réduction des délais d’attente entre deux tâches d’un même processus

Également, ces technologies permettent d’améliorer la fluidité des processus, réduisant donc les délais d’attente.

Par exemple, les outils de gestion de projets permettent de notifier automatiquement certaines personnes lorsque des tâches sont complétées.

On peut donc prendre action rapidement.

Ceci a donc un impact global sur le temps d’exécution des processus.

Bénéfice no 3 : Amélioration de l’expérience client

L’expérience client est aussi grandement améliorée quand on utilise ces outils de collaboration avec les clients.

Par exemple, en utilisant des outils pour planifier des rencontres comme Calendly et You Can Book Me, on facilite la prise de rendez-vous et on évite le traditionnel ping pong des disponibilités.

Également, les outils de propositions et contrats électroniques comme Proposify ou PandaDoc facilitent grandement le travail du client et rendent l’expérience plus agréable.

Conclusion : Des technologies incontournables

Comme vous avez pu le constater, les bénéfices des technologies de collaboration sont nombreux.

Bien qu’ils soient difficiles à quantifier avec précision, il serait dommage de s’en passer.

Êtes-vous en mesure de juger quelles technologies seraient pertinentes pour votre PME ?

Si vous voulez en discuter lors d’une consultation gratuite, n’hésitez pas à planifier un appel avec nous.

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Références

Les articles suivants ont été particulièrement utiles dans la réflexion qui a précédé cet article :

Écrit par Simon Chamberland

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