Dernière modification le 19 mars 2024 à 14:50.
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Comment une PME devrait-elle gérer les priorité de ses besoins (ou requis) lors d’une de demande de propositions pour un projet technologique ?Il existe deux philosophies lors de la conduite d’appel d’offres en vue de la sélection de technologies. Dans la première, on a une liste de besoins détaillés et on ne fournit pas aux fournisseurs la priorité de ceux-ci. Dans la seconde, on joue la transparence et on fournit la priorité (critique, important, souhaitable, etc.) des différents requis fonctionnels et techniques.
Quelles raisons motivent le fait de ne pas révéler les priorités ?
Et quelles raisons motivent le fait de révéler les priorités aux fournisseurs ?
3 raisons de ne pas révéler les priorités des requis aux fournisseurs
No 1 : Permet de voir le « fit » réel des solutions
En ne dévoilant pas les priorités des requis, on fait en sorte qu’on dit aux fournisseurs « Voici tout ce qu’on est intéressé à accomplir (à court, moyen ou long terme) dans le prochain système. Dites-nous si votre solution répond ou non à chacun de ces requis et comment (de façon native, par une configuration, par un logiciel de tierce-partie ou par de la programmation). »
C’est une approche exigeante, certes, mais complète !
Elle nous permet d’avoir une évaluation impartiale de l’adéquation (« fit ») entre chacune des solutions analysées et les besoins de la PME.
Les besoins de l’entreprise auront été identifiés grâce à différents ateliers avec les représentant(e)s de la PME.
L’évaluation de la réponse pour chacun des requis est réalisée par les fournisseurs eux-mêmes. Ce sont eux qui sont les spécialistes des systèmes en question. On utilise ces experts pour obtenir nos réponses.
Dans un monde idéal, on cherche la solution qui va répondre de façon native à l’ensemble des requis.
No 2 : Permet de réaliser des analyses de sensibilité sans impacter les fournisseurs
L’utilisation de cette approche permet par la suite de voir l’impact du changement de certaines priorités et pondérations sur le « fit » sans avoir à recontacter les fournisseurs.
On peut alors faire varier les priorités de certains requis pour voir comment les solutions se comportent en termes de « fit« .
Par exemple, en faisant varier la pondération du marketing automatisé (de 15 à 5 %) et de l’automatisation de la force de vente (de 10 à 20 %), on pourra voir l’impact sur le « fit » global de chacune des solutions.
Autre exemple : Si je réduis la priorité de 10 requis considérés de niveau « Critique » à « Important », quel est l’impact ?
No 3 : Accroît le taux de réponse à la demande de propositions
D’autre part, il faut savoir que de façon générale, on obtiendra un meilleur taux de réponse des fournisseurs car ceux-ci n’auront aucune indication sur l’importance des requis et auront donc moins d’informations susceptibles de les amener à se désister.
En effet, dans l’optique où un fournisseur saurait qu’une fonction donnée (par exemple, le marketing automatisé) a une importance de 15 % dans la pondération, si son produit est particulièrement faible à ce niveau, il aura tendance à se désister…
Mais s’il n’en a aucune idée, il restera normalement dans le processus d’appel d’offres.
1 raison de dévoiler les priorités des besoins aux fournisseurs
No 1 – Permet d’orienter les fournisseurs sur l’importance relative des requis
Parfois, dans le contexte des appels d’offres, il peut y avoir un certain mécontentement exprimé par les fournisseurs devant la longue liste de requis.
Ils vont souvent avancer que le client est exigeant, qu’il demande « tout » sans dire ce qui est critique, important ou souhaitable.
Il n’y a pas de solution parfaite, mais il est normal que chaque fournisseur veuille mesurer concrètement ses chances de l’emporter avant d’investir trop d’effort dans la démarche.
En jouant la transparence, on dévoile un peu notre jeu. On permet également aux fournisseurs de mieux évaluer leurs chances de gagner dans un contexte où ils comprennent réellement ce qui est important pour le client.
Parmi les conséquences de cette transparence, notons :
- Désistement de fournisseurs dans le processus d’appel d’offres. Certains fournisseurs vont juger que leurs chances sont peut-être moins bonnes que les concurrents et vont alors se désister.
- Désavantage des petits éditeurs. Les petits éditeurs ou les éditeurs de solution de niche vont considérer qu’ils ont un désavantage car typiquement, ils ne peuvent pas répondre à une grande proportion des besoins.
Conclusion : Comment gérer efficacement les priorités de vos besoins lors d’un appel d’offres pour un projet numérique ?
Comme vous avez pu le constater, il y a des avantages et désavantages à révéler les priorités de vos requis aux fournisseurs lors d’un appel d’offres réalisé en vue de sélectionner une ou plusieurs technologie(s).
Notre expérience dans le domaine démontre qu’il est préférable de ne pas révéler les priorités, sauf exception.
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