Dernière modification le 20 mars 2024 à 15:37.
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Songez-vous à implanter un nouvel ERP pour PME ? Ou à remplacer votre système devenu désuet et ne répondant plus à vos besoins ? L’implantation d’un ERP se compare à une véritable expédition en haute-montagne…
Dans cet article, nous abordons tout ce que vous devez savoir pour bien préparer votre implantation – une véritable expédition ! – d’un nouveau système ERP.
Plus spécifiquement, nous tenterons donc de répondre aux six questions suivantes :
- Quelles sont les grandes phases des projets ERP ?
- L’importance de bien choisir son système ERP
- Combien de temps ça peut donc prendre ?
- Combien ça peut aussi coûter ?
- Également, qui dois-je impliquer dans le projet et pour quel effort ?
- Enfin, comment assurer le succès de mon projet ERP dans ma PME ?
Les 3 phases incontournables des projets ERP
Le cycle de vie des projets ERP passe par trois (3) phases incontournables. Bien que chacune des phases peut être plus ou moins longue selon le cas, elles sont inévitables.
Nous chercherons à identifier l’objectif de chacune des phases et aussi les facteurs-clés de succès de chacune des phases.
1 – Planification
La première étape consiste à planifier les activités.
On va essentiellement chercher à répondre aux cinq questions suivantes :
- Pourquoi on implante un ERP ?
- Quelle est la portée (inclusions et exclusions) de l’implantation ?
- Qui participera au projet ?
- Quand (début et fin) ?
- Comment réaliser le projet ?
- Finalement, combien tout cela va coûter ?
Pourquoi on implante un ERP dans notre PME ?
Quels sont les objectifs du projet ERP ? Quels principaux points de douleur voulons-nous d’abord soulager en entreprenant ce projet ? Est-ce que c’est avant tout une question d’efficacité ?
Également, est-ce qu’on désire intégrer les processus pour simplifier le nombre de plateformes utilisées ?
Il est donc crucial de bien définir ses objectifs avant d’aller plus loin.
Quoi ? Quelle est la portée du projet ?
Quelle est la portée du projet ERP dans l’entreprise ? Quelles fonctions d’entreprise désirons-nous donc supporter avec ce nouveau système ?
Est-ce qu’on désire inclure les fonctions ressources humaines ? Maintenant ou dans une phase ultérieure ?
Par exemple, a-t-on besoin d’une plateforme pour supporter la force de vente (fonction CRM) ?
Bref, on veut définir ce qui est inclus et ce qui est exclus.
La définition de la portée (périmètre) du projet est essentielle pour bien circonscrire notre zone d’intervention.
Qui sont ceux qui participeront au projet ?
Il faut également déterminer qui sera impliqué dans le projet.
Non seulement il faudra choisir un système ERP et un intégrateur.
Il faudra également déterminer qui, dans l’entreprise, sera impliqué dans le projet.
L’implication de votre personnel-clé est essentielle à la bonne réussite du projet d’implantation.
Quand veut-on commencer ? Quand veut-on finir tout ça ? 😉
Point de vue calendrier, quand désirons-nous débuter le projet ?
Y a-t-il une date cible à respecter compte tenu du calendrier financier de l’entreprise ou, par exemple, de périodes moins occupées durant l’année ?
Bien définir le calendrier cible du projet est une étape essentielle à franchir.
Comment réaliser le projet ERP ?
Comment va-t-on se rendre à destination ? On entend souvent dire que l’implantation d’un ERP est une véritable expédition.
Différentes activités de gestion critiques doivent être réalisées durant le projet.
Le fournisseur a sa part de responsabilités, mais l’entreprise a aussi la sienne.
Combien tout cela va coûter ?
Combien tout cela va coûter ?
Il est bien important de planifier de façon réaliste les coûts de l’implantation.
Non seulement faut-il prévoir les coûts en logiciels et services du fournisseur, il faudra impérativement calculer les coûts de l’implication de notre personnel durant le projet (phases de planification et implantation).
Bien planifier son projet ERP : Une importance cruciale
On va se dire les vraies choses : l’implantation d’un ERP est une véritable expédition.
Mal planifier son projet, c’est mal s’outiller pour l’ascension qui suivra.
C’est comme partir avec une barre granola et un peu d’eau alors qu’on va passer la nuit en forêt !
Durant la phase de planification, l’élément critique à considérer est le choix du système ERP et du fournisseur qui sera responsable de l’implantation de celui-ci dans la PME.
2 – Implantation
Durant la phase d’implantation du système ERP, on procède à l’installation, configuration, personnalisation du système ERP. On va également procéder à la formation des utilisateurs et à la conversion des données en prévision de la mise en production.
Les méthodologies d’implantation peuvent varier, mais essentiellement, on retrouve les étapes suivantes :
L’implantation est normalement sous la responsabilité de l’intégrateur (fournisseur du système ERP). L’entreprise a également des tâches bien précises à accomplir durant l’implantation afin d’assurer un succès.
Une fois ces activités réalisées, on est prêt pour le grand jour !
3 – Post-implantation (Utilisation du système)
On allume les moteurs et hop, c’est parti !
Dans les jours suivants la mise en route, il est normal que la situation ne roule pas à la perfection. Il est essentiel de faire une certaine activité de stabilisation.
Trois types d’événements peuvent survenir :
- Problèmes réels (bogues) à utiliser le système. Ceux-ci vont nécessiter des correctifs ou solutions alternatives.
- Enjeux de mauvaise compréhension du système qui nécessitent une formation d’appoint.
- Insatisfactions quant à certaines fonctionnalités. Celles-ci pourraient requérir des changements mineurs.
Objectifs de la stabilisation
L’objectif de la phase de stabilisation est de pouvoir réagir rapidement à chacun des types d’événements, de façon concertée.
Essentiellement, on veut s’assurer de garder la direction pendant le passage de ces « turbulences ».
Par contre, avant de penser sérieusement à cette phase du projet, on doit faire les choses dans l’ordre et d’abord faire le bon choix du système ERP pour la PME. Cela pourrait faire la différence entre une période de stabilisation normale et une stabilisation pénible, voir catastrophique.
L’importance de bien choisir son système ERP
Quelle importance a le choix du système ERP dans l’implantation ?
Réponse : Il est crucial. Il faut voir le système ERP comme un outil pour se rendre au sommet. Si on est mal équipé, on va se rendre difficilement au sommet… si on s’y rend !
Il y a deux raisons fondamentales :
- La première repose sur le fait que tout écart entre les capacités du système ERP et les besoins de l’organisation a un impact direct sur les coûts du projet mais aussi sur le coût de la maintenance à plus long terme.
- La seconde tient au fait qu’on remarque constamment des écarts de prix importants entre les ERP lors de nos appels d’offres. Les différences vont de 30 à 50 %. Vous pouvez en conclure que si vous ne magasinez pas, vous êtes à risque de payer beaucoup plus cher.
Aussi, il est possible que vous ayez des critères de localisation géographique. Par exemple, vous pourriez préférer un système ERP fait au Québec ou encore un logiciel ayant un distributeur (ou revendeur) local.
Assurez-vous de bien définir vos critères à ce niveau.
Combien de temps prévoir pour l’implantation d’un système ERP dans une PME ?
Plusieurs facteurs peuvent influencer la durée de l’implantation d’un ERP dans la PME. Parmi les facteurs les plus importants, notons :
- Couverture fonctionnelle : Quelles fonctions de l’entreprise sont couvertes ? Veut-on couvrir aussi les Ressources Humaines, les activités manufacturières ?Plus on voudra supporter de fonctions de l’entreprise, plus l’implantation prendra du temps. Il ne sera pas nécessairement possible de tout réaliser en parallèle.
- Complexité derrière chacune des fonctions : Quelle profondeur désire-t-on avoir dans chacune des fonctions ? Par exemple, une entreprise manufacturière pourrait décider d’uniquement gérer les bons de travail pour sa portion de fabrication. La complexité va influencer directement la durée de l’implantation et peut faire la différence entre un projet de six mois et huit mois.
- Nombre de sites : Dans combien de sites doit-on réaliser l’implantation ? Est-ce que l’entreprise compte un seul ou 10 emplacements ? Est-ce qu’on parle d’une seule usine ou plusieurs ? Implanter un ERP dans des sites aux opérations différentes va avoir un impact direct sur le calendrier.
- Type de solution : « sur les lieux » (« on-premises ») ou infonuagique. Les solutions de type infonuagique sont basés sur de nouveaux paradigmes de configuration et requièrent typiquement moins de temps pour la configuration.
- Approche d’implantation (partage de responsabilités entre l’intégrateur et l’entreprise) : Comment les responsabilités sont-elles partagées entre l’entreprise et l’intégrateur ? Si l’entreprise s’implique beaucoup dans le projet et qu’elle a des contraintes de disponibilité des ressources, cela va avoir un impact sur la durée.
- Approche big bang ou par vagues (phases) : Comment va-t-on réaliser l’implantation ? Est-ce qu’on fait une implantation de toutes les fonctionnalités et unités d’affaires d’un seul coup ? Ou on va y aller progressivement en implantant d’abord le coeur (par exemple, les fonctions financières et la gestion d’inventaire) ?
Un calendrier réaliste
Tout dépendant des réponses aux questions précédentes, prévoyez entre quatre (4) et douze (12) mois pour une implantation.
Il peut arriver que certaines implantations soient plus rapides ou plus longues, mais ça demeure des cas d’exception.
Comment budgéter mon projet ?
Estimer le coût budgétaire de votre projet ERP est un exercice relativement périlleux. Il y a beaucoup de variables à considérer.
Pour vous aider dans cette démarche, nous avons conçu un modèle d’estimation approximatif basé sur deux variables importantes :
- Le niveau de complexité du projet. Ceci revient à évaluer les points 1, 2 et 3 de la section précédente.
- Le nombre d’utilisateurs requis.
En fonction de ces deux variables, notre modèle vous permet d’établir la fourchette (min et max) du coût total de votre système sur une période de cinq ans.
Ensuite, si vous désirez savoir quel sera le coût de l’année # 1 (coût de projet), calculez 30 % des montants précédents.
Exemples d’applications :
- Projet simple, 20 utilisateurs : 98 000 $ à 250 000 $. Coûts de projet (30 %) : 29 400 $ à 75 000 $.
- Projet moyen, 40 utilisateurs : 166 000 à 430 000 $. Coûts de projet : 49 800 $ à 129 000 $.
Hypothèses utilisées
Prenez note. Lors de l’élaboration de ce modèle, certaines hypothèses ont été utilisées :
- Implantation type infonuagique
- Tous les coûts en $ CAN.
- Coûts de licences par utilisateur par mois variant de 40 $ à 150 $.
- Coûts de l’implantation : 50 000 $, 70 000 $ et 150 000 $.
- Inclut uniquement les dépenses en logiciels et services professionnels. N’inclut pas l’effort de l’entreprise.
Mises en garde :
- Ce modèle est un modèle approximatif et ne saurait convenir à une estimation détaillée du coût du projet.
- La réalité est que certains coûts de projet pourraient être en dehors des valeurs minimales et maximales calculées. Ainsi, un projet qui nécessiterait énormément de personnalisations pourrait engendrer un coût de projet supérieur.
Vous avez maintenant une idée approximative du coût de votre projet envers vos fournisseurs externes. Maintenant, il reste à déterminer l’implication que votre entreprise aura durant le projet.
Comment évaluer l’effort que la PME doit fournir dans le projet ERP ?
Très peu d’entreprises calculent réellement l’effort qu’elles doivent investir dans des projets ERP. Souvent, les dépenses à ce niveau sont imputées dans des budgets opérationnels.
La question se pose néanmoins : comment évaluer l’effort que l’entreprise doit fournir dans le projet ?
Comment évaluer sommairement ?
À ce stade-ci, il demeure assez difficile d’estimer l’effort que l’entreprise devra fournir car on ne connaît pas encore qui sera le fournisseur, encore moins quel sera le modèle d’implantation.
Tout dépendant du système ERP qui sera choisi, la configuration du logiciel peut s’avérer plus ou moins laborieuse.
Également, chaque fournisseur a sa propre approche de travail et l’implication requise de votre part pourra varier.
Cela étant dit, il nous apparaît sage, à ce stade-ci, de considérer que votre PME aura à investir l’équivalent de 50 % des coûts du projet ERP.
En reprenant nos exemples précédents, cela donnerait :
- Projet simple, 20 utilisateurs : 15 000 $ à 37 500 $.
- Projet moyen, 40 utilisateurs : 25 000 $ à 65 000 $.
Dans tous les cas, il sera très important, au moment de demander des propositions des fournisseurs, d’exiger qu’ils fournissent une évaluation détaillée des efforts requis de votre part pour assurer le succès du projet, de même que la matrice des rôles et responsabilités du fournisseur et du client (vous).
Qui dois-je impliquer dans le projet ?
Un des casse-têtes fréquents, c’est de nommer les bonnes personnes pour être impliquées dans le projet.
Vous devez réfléchir à ceci assez tôt dans le projet et vous assurer d’être confiant de votre choix.
Des personnes pour représenter chaque département de la PME dans le projet ERP
Ce qui est attendu des personnes impliquées, c’est d’en savoir assez et d’être en mesure de prendre des décisions avec l’intégrateur au nom de l’entreprise.
Quels sont ceux qui pourront donc être les véritables porte-paroles de l’entreprise pour expliquer les besoins sous-jacents de chaque département ?
Qui pourra aussi déterminer si une solution proposée par le fournisseur convient à leur besoin ?
Enfin, qui sont ceux qui pourront ultimement réaliser les tests d’acceptation de la solution ?
Des personnes pour agir en véritables champions
En plus de la connaissance de l’entreprise, vous devez vous assurer d’avoir un certain nombre de gens qui vont agir en « champion » pour le projet.
Ce sont ceux qui vont véritablement pousser le projet…
Ils vont contribuer à trouver des solutions aux éléments bloquants lorsque ceux-ci vont survenir.
Ils vont également contribuer à convaincre les employés d’embarquer dans la parade et de mettre la main à la roue.
Comment assurer le succès ? Facteurs-clés de succès des implantations ERP dans la PME
L’implantation d’un ERP dans la PME est une véritable aventure. Nous avons vu qu’on peut découper ces projets en trois phases. Chacune de ces phases a son rôle à jouer et voici donc les facteurs-clés qui contribuent au succès de chacune des phases :
1 – Planification – Sélection rigoureuse du système ERP
Ne lésinez pas sur la sélection de votre prochain système ERP. Nous avons vu qu’un système mal choisi a des répercussions directes sur le déroulement du projet mais aussi sur les coûts globaux (calculés sur 5 ans) de l’ERP dans votre PME.
Un système mal choisi pourrait donc se traduire en une explosion des coûts.
Réalisez donc une sélection rigoureuse. Formez d’abord un comité représentatif et engagé. Ne choisissez pas le premier système venu. Établissez ensuite une liste complète de vos besoins fonctionnels et techniques et évaluez les systèmes ERP sur cette base.
Choisissez enfin le système qui répond le mieux à vos besoins, tout en considérant l’aspect budgétaire.
2 – Implantation – Contrôle étroit de la portée du projet ERP par la PME
Durant le projet, assurez-vous premièrement de bien contrôler la portée (inclusions et exclusions du projet) avec l’intégrateur retenu pour le projet ERP.
Établissez d’abord des mécanismes de surveillance pour vous assurer que le projet ne dérape pas et que des ajouts ou changements ne sont pas faits au projet (ajout de fonctions, par exemple).
Définissez également un mécanisme d’approbation clair pour toute demande de changement de la portée.
3 – Planification/Implantation – Gestion de changement
Durant la phase de planification mais aussi durant l’implantation, assurez-vous de bien gérer le changement que le système apportera dans votre entreprise.
Évidemment, on pense d’abord et avant tout à la formation requise du personnel.
Mais au-dela de la formation, il faut être en mesure de bien identifier les impacts réels que le nouveau système ERP aura sur votre PME.
Des postes seront-ils éliminés ou transformés radicalement ?
Des tâches nouvelles seront-elles finalement requises ?
Qui fera quoi ?
Au surplus, comment les changements seront-ils communiqués à vos employé(e)s ?
Au besoin, adjoignez-vous d’un(e) spécialiste en gestion du changement qui saura vous conseiller en ce sens. Parfois, les intégrateurs ERP peuvent aussi offrir ce service.
4 – Post-implantation – Stabilisation du système ERP
Suite à la mise en production d’un nouveau système ERP dans la PME, il est normal que certaines turbulences puissent apparaître.
Durant les premiers jours, il est ainsi critique d’avoir toutes les ressources en place pour pouvoir réagir rapidement aux situations problématiques.
Formez donc un comité d’action qui sera responsable de la stabilisation.
Également, assurez-vous alors que ce comité se réunisse à tous les jours et recommande des actions à prendre, de concert avec l’intégrateur.
Définissez ensuite des indicateurs de performance à surveiller pour bien surveiller l’état des opérations.
En dernier lieu, donnez donc, de la visibilité sur ces indicateurs à tout le monde.
Conclusion : Pour réussir un projet ERP dans la PME, il faut mettre l’effort nécessaire
Comme vous donc avez pu le constater, l’implantation d’un système ERP dans la PME est une véritable expédition. Si le déroulement du projet en lui-même est critique, la phase qui la précède, la planification, l’est alors tout autant.
L’implantation demande un effort constant, de la planification à la post-implantation, en passant par l’implantation elle-même.
Finalement, avez-vous aimé la lecture de ce document ?
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