Dernière modification le 20 mars 2024 à 14:03.
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Comment déterminer la longueur optimale ou idéale d’une liste de besoins ERP dans lors d’un processus d’évaluation et d’achat de système ?
Une grille de 100 besoins peut-elle convenir ?
Doit-on aller à 300, 500 requis ou même aller jusqu’à 800 ou 100 ?
Dans cet article, nous allons analyser le sujet en examinant trois scénarios extrêmes :
- Une grille de 100 à 150 requis
- Une autre de 300 à 500
- Enfin, une dernière à plus de 800 requis
On verra que le vieil adage « Le diable est dans les détails » s’applique bel et bien dans ce cas-ci.
Mise en contexte : découpage des besoins en fonctions
Dans cette approche de sélection de système ERP, l’élément central de la sélection, c’est la capacité des solutions ERP à répondre à nos besoins, requis ou exigences.
Le processus exige donc que l’entreprise, avec ou sans l’aide d’un consultant, dresse une liste de ses besoins erp et demande aux fournisseurs de répondre à quel point leur solution peut supporter adéquatement chacun de requis.
Il existe différentes façons de qualifier ou graduer chacune des réponses des fournisseurs.
Ce qu’on cherche avant tout à mesurer, c’est la capacité de la solution à répondre au besoin de façon native, sans configuration, intégration avec un logiciel externe ou programmation.
Évidemment, on ne fait pas juste présenter une longue liste de besoins. On a l’habitude de les regrouper par fonctions logiques. Ceci facilite le travail pour les fournisseurs, mais nous aide également au moment d’analyser les résultats.
Des besoins regroupés sous de grandes fonctions
Voici un exemple de liste de fonctions :
- Ventes
- Marketing
- Finances (Grand Livre, Comptes à payer et à Recevoir)
- Production
- Planification de la production
- Gestion du cycle de vie des produits
- Service après-vente
- Services sur le terrain
- Services professionnels
- Ressources humaines – Paie
- Ressources humaines – Autres
- Gestion des stocks
- Gestion de l’entreposage
- Gestion de la qualité
- Point de vente
Évidemment, on comprend que tout dépendant du secteur d’activités de l’entreprise, certaines de ces fonctions ne seront pas pertinentes.
Cependant, on peut parfois être amené à diviser certaines fonctions en deux ou trois pour mieux se coller à la structure de l’entreprise.
De façon réaliste, il est très rare qu’on descende sous la barre de 10 fonctions.
Scénario # 1 : Une grille de 100 à 150 besoins
Dans ce premier scénario, la PME se retrouve avec une liste relativement limitée, soit environ 10 à 15 requis par grande fonction système.
Évidemment, c’est une moyenne et peut-être aura-t-on moins de 10 ou encore plus de 15 requis dans certaines fonctions.
Ultimement, on va donc se retrouver à comparer des systèmes ERP par fonction.
Pour faire cette comparaison, on aura donc 10 à 15 points en moyenne.
C’est quand même très peu et on constatera qu’à ce niveau de détail, on aura souvent la réponse suivante des fournisseurs : « Oui, ça le fait. »
Le problème fondamental d’utiliser une liste limitée à 100 ou 150 besoins, c’est que ceux-ci seront décrits tellement à haut niveau, qu’il sera difficile de vraiment faire la différence entre les solutions. Ce ne sera donc pas un choix optimal.
| Avantages | Inconvénients |
|---|---|
| Moins de temps en ateliers pour l’entreprise Grille rapidement complétée par les fournisseurs On peut inviter davantage de fournisseurs à répondre | Moins de précision dans la comparaison des solutions Les démonstrations subséquentes vont révéler des surprises |
Scénario # 2 : Une grille de 300 à 500 requis
Dans le deuxième scénario, on double ou on va même jusqu’à tripler le nombre de besoins ERP dans la liste qui sera remise aux fournisseurs.
On va donc raffiner davantage notre liste de besoins car nous serons à un niveau plus granulaire.
Ce niveau de détail supplémentaire apporte davantage de profondeur dans l’exercice. Dans un contexte de PME, la longueur optimale de la liste de besoins est de 300 à 500 besoins.
Cependant, les grilles sont cependant un peu plus difficiles à comprendre pour les gens non-initiés.
| Avantages | Inconvénients |
|---|---|
Niveau de qualité optimal | Effort accru en ateliers pour l’entreprise Grille plus difficile à comprendre et interpréter pour l’entreprise Grille plus longue à compléter par les fournisseurs On peut inviter moins de fournisseurs que dans le scénario no 1. |
Scénario # 3 : Plus de 800 besoins ERP dans notre liste
Dans ce dernier scénario, on utilise une grille passablement détaillée et ultimement, on se retrouve avec une liste d’une longueur – pas nécessairement idéale ! – de plus de 800 besoins fonctionnels et techniques du système ERP qui sera remise aux fournisseurs.
La grille de départ, celle qui sera utilisée dans les ateliers, aura quant à elle 1200 voire même 1500 requis.
C’est un processus qui va amener excessivement de profondeur dans l’exercice de comparaison. Cependant, il faut réellement se questionner si le jeu en vaut la chandelle.
Le principal enjeu de ce scénario concerne la capacité à convaincre les fournisseurs de répondre à l’appel d’offres.
Évidemment, chaque fournisseur base sa décision de répondre ou non sur son évaluation des chances de gagner.
Mais il considère aussi l’effort qu’il doit mettre pour répondre à un appel d’offres.
| Avantages | Inconvénients |
|---|---|
| Niveau de qualité le plus grand | Effort majeur requis en ateliers pour l’entreprise Grille difficile à interpréter pour l’entreprise et les fournisseurs ! Véritable défi de convaincre les fournisseurs de répondre Processus lourd pour les fournisseurs Retour sur investissement questionnable dans le contexte d’une PME |
Conclusion : Quelle est la longueur optimale d’une liste de besoins ERP ? Réponse : Le diable est dans les détails mais…
On l’aura compris, l’univers des systèmes ERP est plutôt complexe. On doit reconnaître que plus on fera notre exercice de recherche avec un niveau de détails, plus grand sera le niveau de qualité.
La question que nous nous posions donc est : « Quelle est la longueur idéale ou optimale d’une liste de besoins ERP ? »
Cependant, on doit se questionner sur l’effort à investir pour l’occasion.
L’expérience démontre que le scénario # 3 a des inconvénients trop importants pour justifier l’investissement requis.
À l’opposé, le scénario # 1 est somme toute léger et permet de comparer des solutions et faire un choix relativement éclairé.
Entre les deux, le scénario # 2 est celui qu’on considère idéal. Il a un niveau de granularité suffisant pour apporter une profondeur adéquate à l’exercice comparatif. Lorsque mené efficacement, il permet d’obtenir un niveau de qualité optimal.
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Autres lectures
Références
- 10 steps to help you build an ERP requirements checklist, par Binary Stream.
- ERP Functions and Software Requirements List, sur SelectHub.
