Dernière modification le 28 mars 2024 à 10:10.
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Vous considérez faire l’acquisition d’un système ERP dans votre PME et voudriez savoir à quoi vous attendre pour les coûts et le budget de votre projet ? Dans cet article, nous vous présentons donc quelques conseils pour mieux déterminer votre budget prévisionnel.
À des fins de simplification, nous nous concentrons uniquement sur les solutions de type infonuagique qui n’ont pas de coûts d’acquisition, mais uniquement des frais d’abonnement et d’hébergement.
Aussi, nous parlons de systèmes ERP pour la PME. Nous n’allons donc pas faire référence aux systèmes disponibles dans le tiers 1.
Les montants précisés dans cet article sont approximatifs et vous seront utiles pour vous donner un ordre de grandeur approximatif au départ. Vous pourrez donc raffiner votre budget au fur et à mesure de votre cheminement dans le processus de planification, sélection et implantation.
Si vous vous intéressez aussi au temps que prend une implantation de système ERP, consultez notre article à ce sujet.
Bien comprendre la différence entre le budget de coûts externes et internes pour votre projet ERP
À quel type de budget vous vous intéressez ?
Le budget de coûts externes fait référence aux frais versés à des fournisseurs externes pour la réalisation du projet ERP.
Le budget de coûts internes, quant à lui, concerne tout frais interne engagé sur le projet. Vos employé(e) seront impliqué(s) dans le projet, n’est-ce pas ?
Tout dépendant de vos règles de gestion interne, il est possible que vous devriez déterminer les deux.
Déterminer le type de système ERP pour définir un budget de projet adéquat
D’abord, il est important de bien définir le type de système ERP que vous envisagez d’implanter.
Opterez-vous pour un système de type tiers 2 ou tiers 3 ?
Les systèmes de type tiers 2 sont généralement destinés au marché du « mid market ». Les exemples les plus fréquents sont SAP Business ByDesign, SAP Business One, MS Dynamics 365 Business Central et Epicor. Mais il y a aussi des systèmes dits d’entrée de gamme qui en font (beaucoup) moins et qui coûtent aussi moins chers.
Les systèmes de type tiers 3 sont quant à eux à des ERP souvent nichés pour un secteur d’activité donné (ou quelques-uns). Normalement, on devra compléter ces solutions avec des logiciels connexes pour accomplir certaines fonctions spécialisées. Voici quelques exemples de logiciels d’éditeurs québécois : Genius ERP, Fidelio, Bluebee, Maximum, Prextra, Orchestra ERP et SIGM ERP.
Estimer les honoraires professionnels requis pour implanter la solution ERP
Les solutions ERP requierent de façon générale des consultant(s) spécialisé(s) pour implanter leur solution.
Les honoraires vont dépendre essentiellement des facteurs suivants :
- Complexité des opérations de l’organisation.
- Portée de l’implantation (fonctions d’entreprise, départements, etc.).
- Degré de sophistication du système ERP (tiers 2 vs tiers 3).
- Degré de configuration requise dans le logiciel.
- Niveau de personnalisation requis dans le système ERP.
Estimation des honoraires de services pour une solution de type tiers 3
Les solutions de type tiers 3 sont généralement plus de type « out of the box« . Elles requièrent moins de configuration mais reposent davantage sur de la conversion de données et des simples configurations.
- Entreprise de services ou distribution : 40 000 $ à 50 000 $.
- Entreprise manufacturière avec processus manufacturier simple (assemblage, transformation légère, MTS) : 70 000 $ à 80 000 $.
- Entreprise manufacturière avec processus manufacturier complexe (transformation avancée, MTO, ETO, etc.) : 100 000 $ et plus.
Budgéter les coûts de services pour une solution ERP de type tiers 2
Les solutions de type tiers 2 sont plus avancées, donc plus complexes. Elles requièrent toutes plus de configuration, plus de personnalisation et plus de formation.
Avec une solution de type tiers 2, le budget requis pour l’implantation va ressembler à l’ordre de grandeur suivant :
- Entreprise de services : 80 000 $ à 120 000 $.
- Entreprise de fabrication avec processus simple : 110 000 $ à 150 000 $.
- Entreprise de fabrication avec processus manufacturier complexe : 200 000 $ à 400 000 $.
Ces fourchettes sont celles généralement rencontrées. Il est possible que certaines PME tombent en dehors de ces fourchettes.
Aussi, assurez-vous de prévoir de l’accompagnement en amont pour vous aider à planifier le projet et à choisir la bonne solution ERP. Tout dépendant, il est raisonnable de planifier approximativement 15 % à cette fin.
Certaines PME désirent aussi recevoir de l’accompagnement indépendant durant l’implantation pour mieux gérer la relation entre la PME et le fournisseur.
Ces investissements valent la peine, n’oubliez pas qu’ils peuvent être subventionnés !
Si vous jugez le tout nécessaire, incluez donc ces montants dans votre budget ERP.
Budgéter les coûts internes de l’implantation ERP
C’est une évidence : vos employé(s) devront s’impliquer pour assurer une mise en route réussie de votre prochain système ERP.
Comment estimer les coûts associés à leur implication ?
Tout dépendant de la solution retenue et du niveau d’accompagnement des consultants, le ratio d’heures internes/externes peut varier sensiblement. Sachant cela, je recommande plutôt d’utiliser une règle du pouce simple.
Assumez initialement que vos coûts internes représenteront de 75 % à 100 % des coûts externes de l’implantation.
Autrement dit, si vous avez estimé 100 000 $ en services professionnels externes, il est raisonnable de penser que 75 000 $ à 100 000 $ de coûts internes devront être réalisés.
Vous aurez l’occasion de raffiner et préciser davantage votre estimé plus tard dans le processus.
Frais externes récurrents (annuels)
Si vous désirez prévoir dès maintenant les frais récurrents de votre solution, sachez qu’une grande variabilité peut être observée selon les types de solutions.
En effet, certaines solutions sont de type « low cost » et présentent donc des coûts d’hébergement et d’abonnement assez bas. C’est souvent le cas des solutions SaaS dans lesquelles de nombreuses ressources sont mutualisées (entre les clients), ce qui confère un avantage important au niveau des coûts.
Aussi, certaines solutions ont des coûts d’abonnement annoncés qui sont élevés mais sujets à négociation. C’est particulièrement le cas des solutions offertes par les plus grands éditeurs de ce monde (Microsoft, Oracle, SAP, etc.).
La règle que je peux vous donner est la suivante : Prévoyez de 50 $ à 200 $ par utilisateur, par mois pour les frais récurrents de votre prochain ERP.
Valider votre budget d’implantation ERP avec des spécialistes
Je vous recommande fortement de valider votre budget auprès de différentes parties externes avant d’aller plus loin dans le processus.
Plusieurs consultant(e)s sont spécialisés en sélection de technologies ERP et autres.
De quel type de système avez-vous besoin ?
À quel point avez-vous l’expertise pour faire un choix optimal ?
Engager un(e) spécialiste pourrait vous permettre d’éviter des surprises désagréables ! 🤓
Conclusion : Bien estimer le coût de votre projet ERP pour mieux gérer les attentes
Dans cet article, nous vous avons présenté une méthode pour estimer le coût externe de votre projet d’implantation ERP. Si vous ne savez pas qu’est-ce qu’un ERP, vous pouvez consulter cet article qui définit ce qu’est un logiciel ERP.
Si vous désirez ajouter les informations sur le coût interne, vous avez également une règle qui vous permettra de le faire.
Sachez que dans tous les cas, votre budget a deux composantes : le coût (investissement) initial ou ponctuel et les frais récurrents (annuels, trimestriels, mensuels, etc.).
N’oubliez pas que ces coûts sont bruts et ne tiennent donc pas compte des subventions que vous pourriez obtenir des gouvernements provincial et fédéral. Ces subventions sont particulièrement généreuses pour le volet de l’implantation.
Tout dépendant de votre secteur d’activité, cela pourrait faire une grande différence !
Bien estimer le coût de votre projet ERP vous permettra de mieux gérer les attentes de la direction de la PME durant tout le cycle : de la sélection du prochain système, à son opérationnalisation, en passant par l’implantation.
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Références
Si le sujet vous intéresse, voici quelques références pertinentes qui méritent d’être consultées :
- Quel budget prévoir pour son ERP ? par Archipelia.
- Comment prévoir un budget ERP au plus juste ? par Sylob.
- Comment budgétiser l’implantation d’un système ERP ?, par Genius (éditeur ERP).
- Comment définir son budget ERP ? Par Celge.
- Comment budgéter un important achat technologique ? Par la BDC.
