Qu’est-ce qu’un cahier de charges ERP ?

Dernière modification le 19 mars 2024 à 19:20.

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En quoi consiste le cahier de charges ERP ou cahier des charges ERP ? Quel en est le contenu ? Comment peut-il supporter efficacement le processus de sélection de système ERP dans la PME ?

Nous tenterons de répondre à ces différentes questions dans cet article.

Cahier de charges ERP : Définition et objectifs

Résumé à sa plus simple expression, on peut dire que le cahier des charges ERP résume les attentes du client en termes de besoins lors de l’implantation d’un système ERP.

Quelles fonctions d’entreprises désire-t-il supporter avec son système ERP ? Quelles exigences fonctionnelles et techniques sont-elles requises quant au système recherché ?

Cahier des charges ERP et appel d’offres

Le cahier des charges ERP n’est pas un synonyme d’appel d’offres (ou demande de propositions). Il est plutôt un document utilisé en support au processus d’appel d’offres.

Ainsi, dans le cadre d’un appel d’offres pour l’implantation d’un système ERP dans une PME, on va inclure un cahier des charges pour que les fournisseurs impliqués puissent bien saisir la portée de l’implantation (inclusions, exclusions, attentes du client, etc.).

Dans certains cas, le cahier des charges est intégré à même le document d’appel d’offres (ou demande de propositions) et ne porte donc pas ce nom-là.

Avantages à utiliser un cahier des charges pour le client

Pourquoi un client désirant implanter un logiciel de type ERP a-t-il avantage à avoir un cahier de charges ?

La réponse simple est qu’il permet d’inventorier les différentes exigences du client.

Il devient donc un outil pour pouvoir comparer efficacement les offres des fournisseurs.

En effet, pourquoi retenir l’offre d’un fournisseur qui répond à 70 % des exigences alors qu’un autre répond à 90 % à un coût moindre ?

Le cahier des charges ERP devient un outil pour réduire de façon importante le risque de choisir le mauvais logiciel pour son entreprise.

De plus, le cahier des charges est un document qui permet de s’assurer d’une bonne compréhension du projet par toutes les parties prenantes. Ainsi, il va notamment limiter fortement les questions des fournisseurs.

Autrement dit, les différents départements pourront ainsi partager la même compréhension sur les objectifs, la portée et l’approche du projet.

Avantages à utiliser un cahier des charges pour les fournisseurs

Disons les choses comme elles sont. Aucun fournisseur n’aime devoir réaliser une lecture trop longue pour comprendre les besoins d’un client.

Ceci dit, le cahier des charges permet au fournisseur de comprendre l’étendue de ce que son client recherche.

Ainsi, il peut facilement évaluer la pertinence de répondre à l’appel d’offres et évaluer ses chances de réussite.

D’autre part, dans la mesure où le cahier de charges ERP est relativement complet, il permet de réduire de façon importante les questions des fournisseurs envers l’entreprise.

Principales difficultés rencontrées de la préparation d’un cahier de charges ERP

Les principales difficultés rencontrées lors de la rédaction d’un appel d’offres résident dans l’expression adéquate des requis, besoins ou exigences de l’entreprise.

Évidemment, les représentants de l’entreprise connaissent bien leur processus et les différentes activités sous-jacentes.

Par contre, quand vient le temps de déterminer les besoins en termes de système, c’est une autre paire de manches.

Les professionnels de l’industrie de la sélection de système utilisent des grilles de requis qui se vendent sur le marché. Ils ont l’habitude, aussi, d’améliorer ces grilles avec le temps et de les moderniser.

L’achat de ces grilles ne règle pas le problème. Souvent, les requis qu’on y retrouve ne sont pas clairement détaillés et nécessitent une explication par des spécialistes en système ERP.

Le niveau de granularité des requis ou exigences est un autre défi. En effet, il faut éviter d’avoir un nombre réduit de requis, sinon ça rend l’exercice pas mal superficiel.

D’autre part, avoir un nombre de requis trop élevé va être un frein important quant aux réponses des fournisseurs.

L’important est donc de s’ajuster pour avoir un niveau de détail optimal.

Consultez notre article Liste de besoins ERP : Quelle est la longueur idéale ? pour en savoir plus.

Quel contenu faut-il y inclure ?

Voici les éléments d’information qu’il est judicieux d’inclure dans son cahier des charges ERP pour bien décrire le système recherché.

• Description de l’entreprise
  • Historique
  • Principaux produits et services
  • Emplacements géographiques
  • Processus d’affaires couverts par le projet
  • Description des principaux processus d’affaires

• Système ERP recherché
  • Budget d’implantation (fourchette : min-max)
  • Nombre d’utilisateurs par fonction d’entreprise
  • Liste des requis fonctionnels
  • Liste des requis techniques
• Approche d’implantation :
  • Phases d’implantation (priorités)
• Processus de sélection :
  • Description des étapes et calendrier
    • Personne à contacter
  • Critères de sélection

Meilleures pratiques recommandées pour rédiger efficacement un cahier des charges ERP

Voici un résumé des meilleures pratiques pour l’occasion :

1. Longueur : Pas trop long, pas trop court. Normalement, il est recommandé de s’en tenir dans l’ordre de 15 à 20 pages.
2. Formulaires : L’utilisation de formulaires à compléter par les fournisseurs permet d’avoir un niveau de qualité supérieur dans les réponses.
3. Clarté de la liste des requis, exigences ou besoins : Assurez-vous que votre liste des exigences soit claire et limpide comme de l’eau de roche. Une liste trop floue fera peur aux fournisseurs et va réduire le taux de réponse.
4. Priorisez vos besoins : Assurez-vous de bien définir la priorité de chacun de vos requis. Cette étape vous permettra de bien délimiter la portée ou le périmètre de votre projet d’implantation de système ERP.
5. Faites appel à des consultants : Vous êtes excessivement bien placés pour expliquer les activités de votre entreprise et les éléments importants pour vous. Votre métier n’est cependant de traduire le tout en exigences de systèmes. Faites donc appel à des consultants pour qui c’est une chose qui est réalisée à tous les jours.
   
   
   
   

Conclusion

Le cahier des charges ERP s’avère être un outil fort utile à la sélection d’un système ERP. De façon simplifiée, on peut comprendre qu’il est un document de référence qui va permettre de bien évaluer et comparer les offres que l’entreprise va recevoir durant cette phase.

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Références

• Cahier des charges : définition, exemple, traduction en anglais, sur Journal du Net.
• Bien rédiger son cahier de charges ERP, par Clip Industrie.
• Rédiger un cahier des charges pour un projet ERP, par Flowline Integration.