Benchmarking des coûts TI de votre PME

Dernière modification le 19 mars 2024 à 15:34.

Temps estimé pour la lecture de cet article : 10 min

Comment réaliser un benchmarking des coûts TI de ma PME ? Puis-je déterminer si nos dépenses et investissements réalisés en technologies numériques (ou technologies de l’information) sont justifiés ?

Vous êtes-vous déjà posé ces questions ?

Comment savoir si votre département TI coûte trop cher, pas assez cher ou bien juste assez ?

Bref, comment déterminer si vous en avez pour votre argent ?

C’est une question qui revient régulièrement dans la PME et malheureusement, les ressources d’aide à ce sujet sont fort limitées.

Dans cet article, nous tentons de démystifier le sujet et vous fournir quelques éléments pour appuyer votre analyse.

Dépenses ponctuelles et dépenses récurrentes

D’abord, certaines dépenses peuvent être ponctuelles alors que d’autres peuvent être récurrentes.

Les honoraires professionnels déboursés pour un projet réalisé via un fournisseur externe sont un exemple de frais ponctuels.

Les frais d’abonnement, d’hébergement ou de maintenance rattachés à des logiciels sont des dépenses récurrentes. Elles peuvent être mensuelles, trimestrielles ou annuelles.

Le fait qu’une dépense soit récurrente découle d’une décision d’achat ou d’investissement en particulier.

La dépense récurrente est sujette à une augmentation dans le futur. On ne contrôle pas toujours le taux d’inflation de celle-ci.

Lors du benchmarking des coûts TI, il est important de bien différencier les dépenses ponctuelles des dépenses récurrentes.

Pourquoi ?

Parce qu’on a normalement plus de levier sur une dépense récurrente…

Dépenses capitalisables et non-capitalisables

Certains déboursés en TI sont en réalité des investissements pour acquérir ou construire un actif.

L’achat d’équipements technologiques en est un exemple : ordinateurs portables ou de bureau, appareils mobiles (tablettes, téléphones, etc.), infrastructure réseau, serveurs, etc.

La PME va normalement inclure ces éléments à même ses immobilisations. Les actifs seront ensuite amortis sur une période variant entre 2 et 10 ans, tout dépendant de la catégorie d’actif.

Dans le jargon financier, on parle d’un investissement « CAPEX » (CAPital EXpense).

Ces déboursés ont un impact sur le bilan (immobilisation), mais aussi au niveau des charges à l’état des résultats car elles seront amorties sur une certaine période de temps.

À l’opposé, les déboursés non-capitalisables ne sont pas des investissements mais plutôt des dépenses nécessaires pour opérer les actifs, les entretenir et les garder fonctionnels.

Des exemples sont :

• Frais d’abonnement ou hébergement de logiciels SaaS.
• Frais d’hébergement du site web.
• Honoraires de support externe.
• Salaires et avantages sociaux des employés TI affectés à des tâches de support des opérations.
• Frais de réparation d’équipement.
  
  

Dans le jargon financier, ce sont des dépenses « OPEX » (« OPerational EXpense« ).

Ces déboursés affectent directement les charges à l’état des résultats.

Dépenses de support et dépenses de projet

Le support rassemble les activités qui permettent de maintenir ou garder fonctionnels les outils numériques existants. On a souvent tendance à inclure dans celui-ci toute amélioration mineure apportée aux outils.

Les projets rassemblent les nouvelles initiatives, plus importantes, viser à doter la PME de nouveaux outils ou d’apporter des changements importants à ses systèmes existants.

Chaque entreprise aura ses propres règles concernant les déboursés de projet. Chez certaines, elles ne sont jamais capitalisables (donc passées en dépenses). Chez d’autres, elles sont incluses dans les immobilisations, dès que le coût prévu du projet dépasse un certain seuil.

Benchmarking des coûts TI : L’importance de distinguer frais internes et externes

Pour assurer ses opérations TI, la PME peut avoir recours à des ressources internes (employés) ou externes.

Ainsi, elle peut donc encourir des frais internes comme externes.

Des exemples de frais internes :

• Salaires et avantages sociaux des employés affectés à des tâches de support ou projet.
• Hébergement d’une salle de serveurs à même les locaux de l’entreprise.
  
  

Et voici des exemples de dépenses externes :

• Hébergement de serveurs dans un centre de données géré par une entreprise spécialisée dans le domaine.
• Frais d’acquisition de logiciels ou frais de location de services infonuagiques.
• Honoraires professionnels d’entreprises spécialisées en TI.
  
  
  

Support aux utilisateurs, administration d’un parc informatique et achats de logiciels

Ces trois activités ont une importance plutôt grande lors du benchmarking des coûts TI de votre PME.

Pour bien analyser les dépenses et déterminer si leur coût est acceptable, il faut être en mesure d’en mesurer la performance d’une certaine façon.

Support aux utilisateurs : Un élément incontournable du benchmarking des coûts TI

Pour le support aux utilisateurs, on suggère de calculer le coût moyen par utilisateur. Évidemment, le résultat de ce calcul peut être influencé par différents facteurs : le niveau de culture numérique de vos employés, la convivialité de vos systèmes et logiciels, la complexité des systèmes, etc.

Si certains systèmes accaparent une grande partie du temps de support, il serait pertinent de tenter d’isoler les coûts de support de ceux-ci.

Administration du parc technologique

Au niveau de l’administration d’un parc informatique, la façon de mesurer la performance est vraiment de diviser les coûts d’administration par le nombre d’ordinateurs portables, de bureau et serveurs qui composent le parc.

Évidemment, le résultat doit être interprété en fonction de certains facteurs qui peuvent en influencer le résultat.

Un coût par composante faible n’est pas nécessairement un bon signe si il y a régulièrement des pannes et qu’on prend du temps avant de remettre le tout sur pied.

Comme vous pouvez le constater, il est important de faire preuve de jugement lors de la réalisation du benchmarking des coûts TI de votre entreprise.

Frais logiciels : Un élément pour lequel il est facile de se comparer lors du benchmarking des coûts TI

Quant aux logiciels achetés ou loués, il faut savoir qu’il existe différents modèles de tarification dans l’industrie.

Les plus courants sont :

• Frais par utilisateur nommé ou concurrent.
• Frais par module.
• Frais selon le volume de transactions mensuelles. De façon générale, ces éditeurs vont offrir quelques palliers.
  
  

Notre recommandation est de mesurer les coûts de logiciels par le nombre d’utilisateurs de chacun.

Cette mesure est habituellement assez révélatrice lorsqu’on la compare à des systèmes de la même catégorie sur le marché.

Un coût élevé par utilisateur n’est pas nécessairement mauvais.

Par expérience, j’enjeu remarqué est souvent une sous-utilisation des capacités des logiciels.

Autrement dit, on paie un prix élevé et on utilise qu’une infime partie des fonctions des logiciels.

Dépenses passées et à venir

Souvent, les PME auront le réflexe de considérer étroitement les dépenses réalisées dans le passé par rapport à un projet ou une technologie en particulier.

Bien que ces montants sont parfois difficiles à avaler 😉, la réalité est qu’ils n’ont pas d’importance pour le benchmarking des coûts TI.

Car c’est du passé et on n’a pas d’influence sur le passé.

Ce qui compte plutôt, c’est la réponse à deux questions :

1. Combien cela me coûte-t-il à chaque année ?
2. Et combien devrais-je investir dans le futur pour amener ce projet ou cette technologie à un niveau acceptable ?
   
   
   

Dépenses de services infonuagiques : Un aspect important du benchmarking des coûts de votre fonction TI

L’infonuagique ouvre la porte à de nombreux services disponibles via cette technologie.

En voici quelques exemples très répandus :

• Signature électronique.
• Téléphonie IP.
• Marketing automatisé (incluant les infolettres).
• Sauvegarde de données.
  
  

Pour bien évaluer les coûts de ces services pour la PME, il est important de mesurer encore une fois la performance.

Par exemple, quel est le coût d’utiliser un service de signature électronique ?

Certains services sont tarifés à la transaction, d’autres par un forfait comprenant un certain nombre de signatures par période de temps.

Combien vous coûte votre service de signature électronique pour traiter vos différentes signatures ?

Certains services coûteux pourraient vous coûter 5 $ par signature !

Ce n’est peut-être pas un enjeu si c’est pour faire signer des contrats de plusieurs milliers de dollars. Mais si ce l’est pour une entente de 100 $ ou 200 $, ça commence à avoir un impact sur la marge bénéficiaire.

Conclusion : Jumeler les coûts à des métriques pour bien évaluer sa performance

Comme vous avez pu le constater, pour bien benchmarker les coûts de votre département TI (technologies de l’information), vous devez quantifier la performance des différents services ou composantes du département.

Combien coûtent vos systèmes, applications et logiciels par utilisateur ? Comment cela se compare-t-il au marché pour des produits comparables ?

Combien coûte votre support aux utilisateurs par employé ? Ce coût vous apparaît-il raisonnable ?

Combien coûte l’administration de votre parc informatique par nombre d’appareils ou poste de travail ?

Quel est votre ratio Nombre de postes de travail par technicien ? Ce nombre est-il sous 75 ? Si oui, il y a place à optimisation.

Quelle portion représente vos coûts totaux de technologies de l’information sur votre budget ? Ce pourcentage vous apparaît-il raisonnable ?

Sujets reliés sur notre blogue

• Tout savoir sur les bénéfices des technologies numériques
• Comment estimer le retour sur investissement (ROI) de vos projets numériques
  
  
  

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• Benchmarking des coûts TI, sur notre page de Services.
  
  
  

Références

Si le sujet vous intéresse davantage, consultez ces articles et documents :

• Réduction de vos coûts IT : Comment vous redonner des marges de manœuvre à vos budgets, par O&B Consulting.
• Votre département TI est-il performant ?, sur Les Affaires.
• Benchmarking informatique, par le CIGREF. Bien que ce document du Club informatique des grandes entreprises françaises date de 1999, c’est une source fort utile.
• Métriques et KPI IT : Les 10 principaux métriques et KPI informatiques essentiels, par Apptio, une filiale d’IBM.
• Comment démystifier les T.I. de mon organisation ?, par Décimal.
• Comment maîtriser ses coûts IT ?, par myACBM.
• Budget DSI : Comment élaborer le budget de la DSI ?, par Virage.
• Indicateurs de performance pour la gouvernance de l’informatique, un article de Sunik Bakshi, publié par l’ISACA (une association professionnelle internationale dont l’objectif est d’améliorer la gouvernance des systèmes d’information).
• Modèles de coûts informatiques, par Wikipédia.
• 7 indicateurs de sous-performance des services TI, par C2 Innovations.
• Indicateurs clés de performance des Technologies de l’information, un essai d’Yves Donato, présenté à l’Université de Sherbrooke.
• What is Gartner’s Run, Grow, Transform (RGT) Model? sur CIO Wiki.