Dernière modification le 20 mars 2024 à 17:22.
Temps estimé pour la lecture de cet article : 16 min
L’activité de gestion d’un appel d’offres pour la PME est un processus rare mais d’une importance capitale. Considérant qu’on utilise un ERP pour un horizon de temps de 10 à 20 ans, il est évident qu’on ne choisira pas celui-ci comme on pourrait acheter une souris chez Best Buy! La sélection ERP doit se faire en fonction des processus d’affaires de l’organisation et de ses plans d’avenir.
Dans ce billet, nous aborderons le processus de sélection ERP. Nous détaillerons les critères devant être considérés lors de la sélection de l’ERP. Enfin, nous terminerons en répondant aux questions les plus fréquentes.
Processus de sélection ERP : De la préparation de la grille d’évaluation à la gestion de l’appel d’offres
La sélection d’un ERP est un processus qui peut s’étendre sur une période d’un à trois ou quatre mois. C’est un exercice conjoint entre le département TI et les lignes d’affaires impliquées. Évidemment, le groupe d’approvisionnement – s’il y a lieu – aura un rôle important dans le processus.
Bien qu’elle consiste principalement à faire le choix d’un ERP, elle inclut normalement aussi celui d’un intégrateur, qui s’occupera des activités d’implantation de l’ERP.
Activités de démarrage
Durant les activités de démarrage, on va constituer l’équipe responsable de la sélection ERP. On va également planifier son déroulement et voir à compenser les opérations pour le personnel qui sera requis durant cette phase.
Plusieurs joueurs-clés seront donc impliqués dans l’équipe de sélection ERP. Il est cependant nécesaire de nommer des « lead » qui auront la responsabilité pour leur secteurs respectifs.
Assez rapidement, on aura identifié les fournisseurs qu’on invitera à répondre à l’appel d’offres ou on cherchera à faire un appel d’offres public via les services connus.
La préparation d’une grille d’évaluation
Une activité centrale à la sélection ERP est la préparation d’une grille d’évaluation détaillée permettant de positionner chaque proposition et d’évaluer objectivement chaque aspect.
La grille d’évaluation comprend un système de pointage avec un poids accordé à chaque section. L’entreprise évaluera donc globalement chacune des proposition via ce système de pointage.
En même temps, certains points seront considérés comme des « must » et seront donc essentiels pour conclure.
La grille d’évaluation cherchera à évaluer l’ERP lui-même, son éditeur, de même que l’intégrateur (la compagnie offrant les services d’implantation).
Consultez la section décrivant la grille d’évaluation, plus bas dans ce billet.
La demande d’informations (RFI) ou l’appel d’offres (RFP)
Premièrement, une fois la grille d’évaluation préparée, l’organisation peut initier les contacts avec les fournisseurs d’ERP. Elle fera affaire directement avec les éditeurs de logiciels ou des revendeurs. D’autre part, si elle n’est pas assez certaine pour prendre une décision, elle ira simplement en processus de demande d’informations (RFI ; request for information), un processus à travers lequelle elle pourra recevoir amplement d’informations et lui permettra de cheminer dans son processus de sélection ERP.
1 – Vérification de l’intérêt des fournisseurs
La première étape consiste souvent à sonder l’intérêt des fournisseurs à répondre à l’appel d’offres. L’entreprise enverra donc une description très sommaire de l’appel d’offres, les exigences et le calendrier de l’appel d’offres. C’est un document très sommaire (une à deux pages).
Les fournisseurs devront répondre très rapidement (habituellement 24 à 48 hrs) pour indiquer si oui ou non ils ont l’intention de participer à l’appel d’offres et remettre une proposition.
2 – La remise de l’appel d’offres ERP aux fournisseurs, une course contre la montre et le dépôt des propositions
Ensuite, une fois que l’entreprise a identifié les fournisseurs intéressés, elle leur remettra à des fins de gestion l’appel d’offres ERP. Souvent, c’est un document relativement volumineux qui précise l’étendue de l’implantation et les requis de l’entreprise sur différents plans. Le document de RFP précise également les attentes de l’entreprise quant aux propositions qui seront déposées, de même que le calendrier de remise des propositions qui est habituellement très serré.
Il n’est pas inhabituel pour les entreprises d’inclure leur grille d’évaluation dans le document d’appel d’offres. Cela a le mérite d’être clair pour les fournisseurs.
Jusqu’au dépôt des propositions, les fournisseurs entrent alors dans une véritable course contre la montre. Les entreprises vont exiger beaucoup d’informations et cela requiert normalement un investissement de temps très important chez les fournisseurs.
3 – La revue des propositions par l’entreprise
L’entreprise va alors examiner l’ensemble des propositions reçues et va procéder à une première évaluation de celles-ci, en fonction des critères définis dans la grille d’évaluation.
Suite à cette revue, l’entreprise pourra ou non écarter dès maintenant certains fournisseurs si ceux-ci ont déposé une proposition qui s’avère insuffisante.
Il est très fréquent que l’entreprise demande des informations supplémentaires durant cette phase. Elle peut aussi préciser certaines informations de son appel d’offres si elle juge que ce dernier n’était pas assez précis sur certains points.
4 – La conduite d’ateliers de présentation et discussion
Normalement, plusieurs ateliers seront tenus avec les fournisseurs pour que ceux-ci puissent démontrer de vive voix les spécificités de leur ERP et comment ce dernier répond aux demandes de l’entreprise.
Évidemment, ces ateliers sont jumelés à une période de questions et réponses.
5 – La finale!
Au besoin, l’entreprise pourra organiser une finale, dans laquelle elle amènera les fournisseurs qu’elle aura retenue. Durant cette finale, on détaillera encore plus certains aspects de la proposition et l’entreprise pourra alors négocier avec les fournisseurs retenus.
6 – Et le gagnant est…
En bout de ligne, l’entreprise retiendra un des fournisseurs et on procédera à la signature d’un contrat maître pour l’acquisition de l’ERP, un plan de maintenance et des services d’implantation.
La grille d’évaluation : un outil essentiel pour bien gérer votre appel d’offres de logiciel ERP
Normalement, les grilles d’évaluation cherchent vont qualifier l’ensemble de la proposition déposée par une compagnie: l’ERP lui-même, son éditeur et, également, l’intégrateur.
Les critères propres à l’ERP
On évaluera la portion logicielle de l’offre à travers les plans fonctionnels, techniques, de même que financiers (les coûts).
L’approche de sélection que nous préconisons est fonctionnelle. On cherchera donc à dresser un inventaire complet des requis fonctionnels de l’entreprise.
Il ne s’agît pas de modéliser l’ensemble des processus d’affaires existants car cette démarche serait plus longue à réaliser.
L’approche consiste plutôt à se baser sur une liste de requis fonctionnels, groupés par domaine et processus d’affaires et à identifier à quel point chacun de ces requis est nécessaire pour l’entreprise.
Il existe de nombreuses grilles de requis sur le marché. Vous pouvez notamment vous en procurer auprès du Technology Evaluation Centers.
Normalement, cette portion de la grille d’évaluation sera celle qui prendra le plus de place. Plus on sera minutieux dans la préparation de cette grille, meilleur sera le choix de l’ERP et on aura donc bien des chances de minimiser le nombre de personnalisations de l’ERP. Voyez à ce sujet le billet que j’ai préparé au sujet du mythe de l’implantation vanille des ERP.
Au niveau technique, on va évaluer la solution sous différents angles. Quelle est l’infrastructure requise pour opérer cet ERP ? Est-ce que la solution est disponible en mode local, hébergé ou infonuagique ? Quelles sont les exigences techniques pour les postes de travail ? Existe-t-il des applications mobiles pour cet ERP ? Quels sont les « middleware » ou intergiciels proposés par l’éditeur ?
Évidemment, au niveau financier, on regardera donc les coûts d’acquisition du logiciel, en fonction du nombre d’utilisateurs ou ses coûts d’utilisation en mode infonuagique. On regardera évidemment les coûts de maintenance qui permettent d’avoir des mises à jour régulières et de profiter des nouvelles fonctions.
Maintenant qu’on a évalué l’ERP, il est important de se faire une tête sur son éditeur également.
L’évaluation de l’éditeur de l’ERP
Les entreprises ont également l’habitude d’évaluer l’éditeur de l’ERP. On voudra en effet s’assurer d’avoir un éditeur solide dont la pérennité n’est pas discutable. Rappelons-nous, on veut choisir un éditeur ERP pour le long terme. Parmi les critères servant à le qualifier, notons :
- Son expérience : Quelle est l’expérience de l’éditeur ? Est-il un nouveau joueur dans le marché des ERP ? Existe-t-il depuis de nombreuses années ?
- Solidité financière : Quelle est la situation financière de l’entreprise ?
- Situation concurrentielle : Quelle est sa situation sur le marché ? Est-il en position de force ? Est-il sujet à une acquisition par un autre joueur ?
- Support : Quel est le service de soutien offert ? Dans quelles langues ce service est-il disponible ?
- Capacité d’innovation : Quelle est la capacité de l’éditeur à amener de l’innovation dans son produit pour les prochaines années ? Une bonne façon de mesurer le tout est de déterminer le nombre de programmeurs affectés à son équipe de recherche & développement. On comprendra qu’un éditeur d’ERP ayant une équipe de 15 programmeurs peut difficile se comparer à un autre qui en compte 250 ou 500.
- Présence géographique : Quelle est la présence géographique de l’éditeur ? A-t-il des clients dans notre région géographique ?
Enfin, ce n’est pas tout d’évaluer l’éditeur de l’ERP, il faut également qualifier l’intégrateur qui procédera aux activités d’implantation de l’ERP.
L’intégrateur: de nombreux critères pour l’évaluer
L’intégrateur: de nombreux critères pour l’évaluerL’intégrateur est la compagnie de services qui procédera aux activités d’implantation (configuration, personnalisation, intégration avec d’autres systèmes, formation, etc.). On va normalement évaluer sa qualification sous différents aspects pendant la gestion de votre appel d’offres ERP. Notons, entre autres:
- Expérience : Quelle est son expérience corporative pour implanter des ERP ? Quelle est son expérience avec l’ERP retenu ? A-t-il implanté le système dans d’autres entreprises de notre secteur ?
- Équipe : Quelle équipe compte-t-il assigner à notre implantation ? Est-ce que les consultants proposés sont disponibles localement ou ils doivent voyager ? Quel est le profil des candidats proposés ?
- Approche : L’intégrateur propose quelle approche d’implantation ? Cette approche permet-elle une certaine forme de gating ? Quels sont les mécanismes de gouvernance en place ? Offre-t-il du soutien post-implantation ?
- Gestion de changement : Le fournisseur offre-t-il des services de gestion de changement ? Quels sont-ils ? Quelle est son expertise à ce niveau ?
Quelques systèmes ERP à considérer pour la TPE
Pour le TPE (très petites entreprises) de 1 à 9 employés, il existe plusieurs solutions envisageables sur le marché. Voici certaines des plus connues.
Et d’autres ERP à évaluer durant votre appel d’offres ERP
Pour les autres PME (10 à 500 employés), il y a l’embarras du choix dans les solutions. En voici quelques exemples.
Odoo : Un ERP de type open source
Odoo est un éditeur de logiciel libre (open source) basé en Belgique. Il a une très forte présence en Europe mais s’étend aussi ailleurs dans le monde. Il prend de plus en plus de part du marché du ERP chez les distributeurs-manufacturiers du Québec.
Odoo compte plus de 4 millions d’utilisateurs dans le monde et son réseau. Il possède un vaste réseau de X intégrateurs dans le monde. À noter : il existe plusieurs intégrateurs Odoo au Québec et Canada.
Un véritable écosystème d’applications, Odoo couvre en effet un spectre très large des processus : services sur le terrain, point de vente, etc.
Il existe également un App Store comprenant des milliers d’applications.
La grande force d’Odoo en ce moment est sa stucture de coûts qui est très avantageuse.
Manitou Solution : Pour l’industrie des services
Le système ERP Manitou Solution doit impérativement être considéré pour les entreprises de service. Il inclut donc des fonctionnalités reliées aux feuilles de temps, gestion de projets, facturation, ressources humaines, comptabilité.
Manitou Solution est une division de Momentum Technologies, une entreprise basée à Québec.
Servicentre ERP 360°
Servicentre ERP 360° un système conçu par Micromedica Solutions d’affaires (Trois-Rivières). Conçu au départ pour l’entreprise de services, il a été amélioré avec le temps et aujourd’hui, il et également utilisé par l’entreprise manufacturière.
Parmi sa couverture fonctionnelle, notons :
- Gestion manufacturière
- Gestion de projets
- Département de services
- Gestion des relations client (CRM)
- Commerce électronique
Comme la majorité des produits sur le marché, ses produits sont disponibles sur des plateformes mobiles.
Micromedica compte moins de 50 employés.
Des ERP à considérer lors de votre sélection ERP
Voici une liste en vrac d’ERP (en construction!) à considérer lors de phase de sélection. Nous détaillerons ultérieurement chacun de ceux-ci.
- Un MRP: Autofab, un produit de la compagnie NB Automation (Granby). Destiné à l’entreprise manufacturière. Consultez cet article si vous voulez savoir la différence entre un ERP et un MRP.
- Epicor: ERP américain destiné aux secteurs de la fabrication, de la distribution, de la vente au détail et des services.
Foire aux questions
Dans cette section, on répond essentiellement aux questions les plus fréquemment posées au sujet de la sélection ERP.
Peut-on raccourcir la durée de gestion d’un appel d’offres ERP ?
D’abord, on recommande de pas trop chercher à raccourcir la durée de la phase de sélection ERP. La principale raison est que cette activité dépend fortement des fournisseurs et de leur capacité à répondre. Introduire des délais encore plus serrés auprès d’eux va donc forcément avoir un impact sur la qualité des propositions qui seront déposées.
On pourra se reprendre facilement lors de l’implantation car il est plus facile de comprimer le calendrier d’implantation de l’ERP.
Je sais déjà quel ERP on va acheter, pourquoi réaliser une sélection ERP ?
Même si vous savez à 95 % quel ERP sera retenu, il vaut la peine d’effectuer une phase de sélection. Celle-ci est en effet une activité préparatoire à l’implantation et elle a comme gros avantage de rallier les joueurs-clés des lignes d’affaires autour du choix de l’ERP.
Comment identifier les ERP que je devrais évaluer lors de la phase de sélection ?
Tout dépendant de la taille de votre entreprise et de son secteur d’activités, il y a toujours plusieurs ERP qui doivent être considérés. Ici, un consultant spécialisé saura vous appuyer dans cette démarche en effectuant des recherches sur le marché et en se basant aussi sur sa propre expérience. Il existe même des compagnies spécialisées dans la sélection d’ERP (par exemple, TEC Centres d’évaluation de la technologie à Longueuil).
Devrais-je considérer un ERP entièrement développé sur mesure ?
D’abord, sachez que le domaine des ERP est arrivé à maturité depuis plusieurs années. Il y a donc très peu de raisons de choisir un ERP sur mesure. On confirme alors qu’une solution commerciale éprouvée est souvent moins chère qu’une solution sur mesure.
Conclusion
Comme vous pouvez le constater, la sélection ERP est une activité sérieuse avec des conséquences importantes. Il est assez critique de réaliser cette activité avec toute la rigueur qui s’impose. Négliger cette activité ou en couper les coins ronds aura des répercussions sur de nombreuses années.
Néanmoins, elle doit être conduite avec un certain degré de pragmatisme. On doit donc s’adapter aux contraintes de l’exercice, quitte à communiquer clairement les risques des décisions prises. Il n’y a donc pas de situation idéale: l’important est d’être conscient de nos décisions et d’en assumer les conséquences.
Vous préparez un projet ERP et aimeriez en savoir plus ? Téléchargez notre eBook « Comment réussir votre projet ERP 🎯 ». Il vous sera d’une aide importante pour assurer la réussite de votre projet.
Lectures additionnelles
Si vous désirez en savoir plus sur le sujet, je vous invite à consulter les sources suivantes. Elles m’ont été d’une grande utilité lors de la rédaction de ce billet:
- 10 Critères de sélection essentiels pour le choix d’un ERP, par Gestisoft.
- Démarche de sélection d’un logiciel de gestion ERP/PGI, par Delphisoft.
- L’achat d’un système ERP, par la BDC (livre numérique gratuit).
- Un processus en 5 étapes pour sélectionner et implanter votre logiciel ERP, par Acceo.
- What is an ERP Selection Process ? Par ABAS ERP.
- 6 Selection Criteria for Choosing an ERP System, par CompuData.
