Dernière modification le 25 mars 2024 à 15:14.
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Pour maximiser votre retour sur investissement, découvrez nos neufs (9) conseils d’achat de votre prochain système ERP pour votre PME.
La mise en place d’un système ERP dans une entreprise est une aventure en soi. Réaliser des mauvais choix tôt dans le processus a des impacts à court, moyen et long termes.
Dans cet article, on vous présente donc neuf (9) recommandations pour partir du bon pied. Les voici d’abord sommairement :
- Formation d’un comité de sélection
- Définition d’une vision stratégique
- Diagnostic de la situation actuelle
- Définition des objectifs principaux
- Évaluation des gains espérés
- Inventaire des besoins
- Définition du budget et financement
- Recherche de solutions sur le marché
- Appel d’offres et sélection
1 – Formation d’un comité de sélection
Assurez-vous de former un comité de gens qui seront responsables de sélectionner le prochain système ERP pour votre PME.
Il est important de nommer des représentants de l’ensemble des secteurs de l’entreprise.
Les membres de ce comité doivent être en mesure de bien déterminer les besoins de leur secteur d’activité, de même qu’évaluer la capacité des solutions à répondre à leurs besoins.
Évidemment, au besoin, ils pourront impliquer d’autres employé(e)s dans le processus.
2 – Définition d’une vision stratégique : Le meilleur conseil d’achat ERP qui soit
Référez-vous à la planification stratégique de l’entreprise et assurez-vous qu’elle soit à jour et claire.
Les visées stratégiques de l’entreprise ont un impact direct sur le type de solution ERP recherchée, que ce soit dans la PME ou la plus grande entreprise.
En tenir compte tôt dans le processus nous donne une meilleure adéquation à moyen et long terme.
Ultimement, il est difficile de recommander un système à une entreprise si on ne sait pas trop dans quelle direction elle s’en va.
3 – Diagnostic de la situation actuelle de l’entreprise
Réalisez un diagnostic complet de la situation actuelle.
Quels sont les principaux enjeux avec votre ou vos système(s) actuel(s) ?
Y a-t-il des cas de double, triple ou même quadruple saisie de l’information ?
Est-ce que certaines opérations vous semblent lentes ou inefficaces ?
Quels sont les cinq (5) principaux points de douleur ou pain points sur lesquels vous devez impérativement agir ?
La réalisation d’un diagnostic de la situation actuelle permet d’orienter la recherche de solutions et donne également des critères pour la sélection.
4 – Définition des objectifs principaux
Quels objectifs cherchez-vous à atteindre avec ce projet ERP dans votre PME ?
Désirez-vous remplacer votre système actuel par un système équivalent mais plus moderne ?
Cherchez-vous à intégrer certains processus ?
Cherchez-vous à supporter la gestion de processus supplémentaires (donc à étendre la couverture fonctionnelle) ?
Il est crucial que vous définissiez clairement les objectifs espérés avec le nouveau système et que le comité de sélection s’entende à ce sujet.
Aussi, assurez-vous de définir une cible quant à la durée de votre implantation ERP. Vous pouvez vous donner un ordre de grandeur également, par exemple de 8 à 10 mois.
5 – Identification et évaluation des gains en efficacité espérés avec le nouvel ERP
Quels sont les gains en efficacité que vous espérez atteindre avec votre nouveau système ERP ?
Quels sont ceux qui sont tangibles (mesurables) et ceux qui sont intangibles ?
Si certains peuvent être évalués, assurez-vous de les quantifier précisément.
6 – Inventaire des besoins ERP pour votre PME
Quels sont vos besoins relativement au nouveau système ?
Définissez une liste claire des besoins fonctionnels et techniques que vous avez.
Établissez une liste qui soit la plus complète possible.
Le degré de granularité a son importance. Vous devez vous assurer d’avoir une liste d’au moins 150 requis. Idéalement, vous chercherez à atteindre plus de 400 requis pour réaliser un choix optimal.
Dresser une liste complète des besoins vous permettra de bien mesurer à quel les solutions ERP examinées plus tard dans le processus répondent à ceux-ci.
7 – Définition du budget et financement
Sur la base des bénéfices escomptés et de la liste des besoins, définissez un budget pour votre projet.
Assurez-vous de bien définir le coût d’achat, d’implantation mais aussi les coûts opérationnels sur quelques années.
Une fois ces données préparées, examinez les options que vous avez pour financer le projet d’implantation ERP dans votre entreprise.
Tout dépendant de votre secteur, des programmes d’aide financière d’Investissement Québec pourront contribuer à subventionner votre projet.
8 – Recherche de solutions ERP pour PME sur le marché
Par la suite, assurez-vous de faire une recherche complète des solutions ERP disponibles sur le marché.
De nombreuses ressources sont disponibles sur le web pour vous assister dans votre démarche.
Identifiiez une liste restreinte de fournisseurs que vous inviterez à soumissionner sur votre projet.
Avec votre comité de sélection, définissez les critères qui seront considérés pour faire votre choix de solution.
9 – Appel d’offres (dernier conseil d’achat ERP)
Enfin, notre dernier conseil d’achat d’ERP et non le moindre.
Préparez un appel d’offres comprenant votre liste de requis.
Invitez les fournisseurs choisis à recevoir l’appel d’offres.
Donnez suffisamment de temps aux fournisseurs pour répondre à l’appel d’offres.
Examinez par la suite leurs propositions et comparez les grâce aux critères définis à l’étape 8.
Invitez les meilleurs à passer à l’étape finale.
Lors de l’étape finale, les fournisseurs feront une démonstration de leurs produits sur la base de scénarios précis que vous aurez fournis.
Réalisez votre choix final en toute conscience, toujours en vous référant aux critères établis à l’étape précédente.
Lectures additionnelles
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- Comment choisir son système ERP quand on ne connaît pas ça
- Le défi de choisir un ERP pour le long terme
- 5 approches pour sélectionner votre système ERP
- 10 conseils pour réaliser une sélection de technologies en toute neutralité
Références
Les références suivantes ont été fort utilises dans la réflexion qui a précédé la rédaction de cet article :
- Planification stratégique, sur Les Affaires.
- Diagnostic organisationnel.
