Dernière modification le 20 mars 2024 à 14:04.
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Quelles sont les approches possibles pour choisir le prochain système ERP pour votre PME ? Il existe donc plusieurs méthodes, chacune ayant ses avantages et inconvénients. Dans cet article, nous vous présentons donc les approches les plus connues :
- Sélection en fonction de vos processus d’affaires
- Sélection en fonction des requis actuels et futurs
- Revendeur de solutions ERP
- Éditeur de logiciels ERP ou revendeur d’une seule solution
- Référence d’un contact professionnel
Avouons d’emblée que les deux premières méthodes avec le plus de profondeur et qu’elles procurent le meilleur niveau de qualité.
Les trois méthodes suivantes sont considérées comme des méthodes alternatives.
Nos 7 critères retenus pour comparer les méthodes pour choisir un système d’entreprise
Afin de comparer les différentes méthodes, nous allons utiliser les sept (7) critères suivants :
- Rôle de l’entreprise : Quelles sont les responsabilités de l’entreprise durant ce processus ?
- Effort de l’entreprise : Mesure de l’effort devant être fourni par l’entreprise.
- Rôle des fournisseurs : Quelles responsabilités incombent aux fournisseurs durant le processus ?
- Effort des fournisseurs : Mesure de l’effort devant être fourni par les fournisseurs de systèmes ERP. On parle vraiment juste de la phase qui implique le choix de l’ERP.
- Satisfaction de l’entreprise : Niveau de satisfaction de l’entreprise suite à l’exercice.
- Satisfaction des fournisseurs : Niveau de satisfaction des fournisseurs durant le processus.
- Qualité : Ultimement, quel est le niveau de qualité du choix réalisé ?
1 – Choisir votre ERP en fonction de vos processus d’affaires
Dans cette méthode, on cherche à sélectionner un système ERP qui soit le plus adapté aux processus d’affaires de l’entreprise.
Évidemment, le défi qui se pose est le suivant : Comment décrire le mieux possible ses processus d’affaires afin que le fournisseur de système ERP puisse évaluer l’adéquation de nos besoins avec sa solution ?
Cela passe par une modélisation complète des processus. On parle donc de diagrammes qui représentent les activités réalisées par les différents intervenants, incluant les documents échangés, de même que les activités de contrôle.
On va également devoir documenter les procédures de chacune des activités représentées dans ces diagrammes.
Pour plus de détails sur les BPM (Business Process Models) et BPP (Business Process Procedures), référez-vous à Business Process Modeling sur Wikipedia.
Voici un tableau qui résume bien cette approche :
Principales caractéristiques du choix basé sur les processus
| Rôle de l’entreprise | Modélisation des processus. Documentation des procédures sous-jacentes. Assiste aux ateliers et démonstrations avec le fournisseur. |
| Effort de l’entreprise | Très élevé |
| Rôle du fournisseur | Examine les processus et procédures de travail et confirme à quel point et comment son système peut supporter les processus. Identifie les écarts. Propose des alternatives pour les écarts. |
| Effort du fournisseur | Moyen |
| Satisfaction de l’entreprise | ⭐⭐⭐⭐⭐ |
| Satisfaction du fournisseur | ⭐⭐⭐⭐⭐ |
| Qualité | ⭐⭐⭐⭐⭐ |
Le principal inconvénient de cette approche est qu’il exige des efforts très importants de la part de l’entreprise pour arriver à modéliser ses processus.
Cette activité va souvent demander plusieurs mois pour l’entreprise.
Elle pourra réussir à livrer ces processus plus rapidement, mais ceci passera par l’embauche de consultants pour réaliser cette tâche.
L’autre inconvénient de cette approche est que le niveau de qualité atteint ne génère pas un retour sur investissement qui fait du sens, compte tenu de l’investissement de temps requis pour modéliser les processus d’affaires.
Comprenons-nous bien : nous ne sommes pas contre la modélisation des processus. Notre point est que l’effort investi n’en vaut peut-être pas la chandelle !
2 – Sélection basée sur les requis
La deuxième approche la plus connue est celle basée sur les requis. Dans celle-ci, l’entreprise va préparer une longue liste des requis fonctionnels et techniques qu’elle a besoin. C’est cette longue liste d’épicerie qui sera centrale pour sélectionner son prochain logiciel ERP.
Ultimement, elle va donc choisir son ERP entre autres à cause du degré d’adéquation avec ses requis.
Cette liste sera ensuite soumises à des fournisseurs de systèmes ERP qui, dans le cadre de l’exercice, auront à répondre sur chacun des requis.
Voici un tableau qui résume bien l’approche :
Principales caractéristiques de la sélection basée sur les requis
| Rôle de l’entreprise | Réalise l’inventaire complet de ses requis fonctionnels et techniques quant au système ERP. Prépare un document d’appel d’offres incluant la liste complète de ses requis. Participe aux démonstrations. Évalue les forces et faiblesses et chaque solution et réalise un choix final. |
| Effort de l’entreprise | Moyen |
| Rôle du fournisseur | Examine les requis fonctionnels et techniques et identifie à quel point son système répond aux besoins. Réalise une démonstration. |
| Effort du fournisseur | Moyen à Élevé (dépendant du nombre de requis) |
| Satisfaction de l’entreprise | ⭐⭐⭐⭐⭐ |
| Satisfaction du fournisseur | ⭐⭐⭐⭐ |
| Qualité | ⭐⭐⭐⭐½ |
Le principal défi de cette approche consiste à utiliser une grille de requis qui soit la plus complète possible et la plus appropriée pour le secteur d’activité de l’entreprise.
L’autre défi est d’intégrer, à même cet exercice, les spécificités de l’entreprise qui ne font pas nécessairement partie de la grille de requis.
Cet exercice peut parfois être frustrant pour certains fournisseurs de système ERP.
En effet, la longueur de la liste de requis peut parfois les décourager mais aussi le manque de contexte d’affaires. Cependant, c’est l’approche qui permet d’obtenir le meilleur niveau de qualité pour un effort raisonnable.
Une autre raison justifiant le niveau de satisfaction moyen des fournisseurs est le fait que s’ils ne passent pas à la finale, ils n’auront donc pas l’occasion de démontrer leur produit.
Cette situation peut se révéler frustrante pour eux car le dépôt d’une proposition n’est pas nécessairement leur meilleur moyen de briller.
3 – Revendeur de solutions ERP
Une autre approche, dite alternative, consiste à faire appel à un revendeur et intégrateur de solutions ERP.
Plusieurs éditeurs de systèmes ERP font appel à un réseau de revendeurs pour développer leur présence dans le marché mondial.
Certaines entreprises d’ici ou d’ailleurs peuvent alors offrir un certain portefeuilles de systèmes ERP à leurs clients.
Par le fait même, ces entreprises sont donc en mesure d’offrir à un client une certaine forme de sélection de système ERP. Mais en fait, ils se trouvent à choisir un ERP parmi leur portefeuille.
Principales caractéristiques de choisir son ERP via un revendeur ERP
| Rôle de l’entreprise | Transmet ses besoins au fournisseur. Assiste aux présentations du fournisseur. Réalise son choix. |
| Effort de l’entreprise | Petit |
| Rôle du fournisseur | Examine les requis de l’entreprise et propose le système ERP de son portefeuille qui répond le mieux. Réalise une démonstration. |
| Effort du fournisseur | Moyen |
| Satisfaction de l’entreprise | ⭐⭐⭐⭐ |
| Satisfaction du fournisseur | ⭐⭐⭐⭐⭐ |
| Qualité | ⭐⭐½ |
Le principal enjeu de cette approche de sélection est le conflit d’intérêts qui se pose au niveau du revendeur.
En effet, il a un certain nombre de systèmes à proposer et bien que ce n’est pas dans son intérêt de vendre un système non-approprié à un de ses clients, plusieurs d’entre eux vont chercher à vendre ce qu’il ont dans leur « inventaire ».
Bien sûr, le revendeur va proposer le meilleur choix. Du point de vue du client, ce n’est peut-être pas le meilleur choix qui existe sur le marché.
4 – Éditeur de logiciels ERP ou revendeur d’une seule solution ERP
Une autre méthode consiste à magasiner directement auprès d’un éditeur de logiciels ERP ou d’un revendeur d’une seule solution ERP.
Ces deux méthodes ont en commun le fait qu’on ne fait pas une recherche excessivement exhaustive sur le marché et on va souvent faire appel aux systèmes ERP qui connaissent une grande notoriété.
Donc, c’est une forme d’achat rapide (à ne pas confondre avec achat compulsif).
Principales caractéristiques du choix via un éditeur ou revendeur d’une seule solution
| Rôle de l’entreprise | Transmet ses besoins au fournisseur. Assiste aux présentations du fournisseur. Réalise son choix. |
| Effort de l’entreprise | Petit |
| Rôle du fournisseur | Examine les requis de l’entreprise et évalue si son système est approprié. Réalise une démonstration. |
| Effort du fournisseur | Faible |
| Satisfaction de l’entreprise | ⭐⭐⭐ |
| Satisfaction du fournisseur | ⭐⭐⭐⭐⭐ |
| Qualité | ⭐⭐ |
Cette approche est avant tout basée sur le « moindre effort » de l’entreprise. Elle fait en effet une recherche très rapide sur le marché et identifie un ou des fournisseurs à approcher.
Le principal enjeu de cette méthode réside donc dans la difficulté pour l’entreprise à communiquer ses besoins au fournisseur.
Ceci sera souvent fait « sur un coin de table » et introduit un risque plutôt élevé de mauvais choix.
Considérant que les logiciels vendus sont de type « shrink wrap » (c’est-à-dire tels quels, sans garantie de bon fonctionnement pour l’acheteur), il n’y a pas beaucoup de recours en cas d’insatisfaction.
5 – Référence d’un contact professionnel pour choisir le bon système ERP
Enfin, la dernière approche qu’on retrouve sur le marché est la référence d’un contact professionnel.
Dans celui-ci, un contact professionnel, proche ou non, va nous orienter vers une certaine solution basée sur le très peu d’informations que nous lui aurons donné : « Tu devrais choisir tel logiciel ERP, il est excellent. »
Souvent, la proposition sera alors faite sur une des bases suivantes :
- Il utilise déjà le système en question et se démontre satisfait.
- Il est dans un secteur d’activités similaire.
- Il a lu un ou plusieurs articles sur le sujet et a donc une opinion.
Principales caractéristiques de choisir votre ERP via une référence professionnelle
| Rôle de l’entreprise | Transmet ses besoins au fournisseur. Assiste aux présentations du fournisseur. Réalise son choix. |
| Effort de l’entreprise | Petit |
| Rôle du fournisseur | Examine les requis de l’entreprise et évalue si son système est approprié. Réalise une démonstration. |
| Effort du fournisseur | Faible |
| Satisfaction de l’entreprise | ⭐⭐⭐ |
| Satisfaction du fournisseur | ⭐⭐⭐⭐⭐ |
| Qualité | ⭐⭐½ |
Cette approche est donc fondamentalement la même que la précédente, à la différence près qu’on est orienté par quelqu’un, mais pas nécessairement un professionnel du métier.
Le niveau de qualité qui en résultera alors sera possiblement un peu plus élevé, mais sans plus.
Conclusion : La bonne méthode pour choisir votre prochain système ERP, une étape déterminante
Dans cet article, nous avons en somme pris soin de vous démontrer les différentes options qui s’offrent à vous pour choisir votre prochain système ERP.
Certaines méthodes sont plus demandantes que d’autres.
Il est entendu que certaines vous donnent une meilleure satisfaction que d’autres.
Mais avant tout, c’est la qualité du travail obtenu et l’effort qu’on a dû mettre pour y arriver.
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Dans notre offre de services
- Sélection de système ERP (nous utilisons l’approche de choisir le système ERP basé sur les requis)
Références et lectures additionnelles
- Comment sélectionner son prochain ERP ?, L’Usine Nouvelle.
- Comparatif des logiciels ERP – On Premise, SaaS & Open Source, sur La Fabrique du Net.
